Fluxul de mesaje Microsoft Word este un excelent instrument de productivitate. Știind cum să creezi linii de subiect personalizate și atașamente pe care funcția de bază a fuzionării de e-mail a Word nu le acceptă poate fi un economizor de viață atunci când trebuie să scrieți email-uri în bloc.
În articolul de astăzi, veți învăța cum să utilizați Expertul de corespondență din 2010 pentru Word, să scrieți subiecte personalizate de e-mail și să configurați atașamente diferite pentru fiecare dintre destinatarii dvs. de e-mail.
Imagine de către M! R
Cuvântul de corespondență a Word ne salvează de sarcina plictisitoare de a introduce manual adresa fiecărui destinatar, permițându-ne să importăm adrese de e-mail din contactele Outlook, din sursele de date Excel sau Access sau din fișierele de date Word.
Persoana de contact din Outlook este cea mai bună opțiune dintre cele trei, iar dacă nu l-ați folosit, acum va fi un moment bun pentru a vă actualiza agenda de adrese Outlook și vă vom arăta cum să faceți acest lucru. Puteți sări peste următoarea secțiune și începeți să scrieți îmbinarea de corespondență dacă știți deja cum să configurați contactul Outlook, în caz contrar următoarele două secțiuni vă vor oferi câteva informații despre modul de configurare a persoanei dvs. de contact prin importarea listei dvs. de contacte web.
Configurarea contactului Outlook începe cu crearea unui profil de poștă electronică care stochează adresa de e-mail, parola, informațiile despre server și linkurile către alte date, cum ar fi mesajele și adresele de e-mail.
Aveți posibilitatea să creați anumite profiluri, fiecare adaptate fiecărui cont de e-mail specific.
Un nume de profil adecvat vă permite să identificați contul de e-mail pe care îl asociați profilului dvs. de poștă electronică.
Aveți opțiunea de a configura profilul dvs. de poștă electronică utilizând adresa de e-mail pe care ați primit-o de la ISP-ul dvs. sau propriul cont de e-mail, selectând a treia opțiune.
Selectați "Internet E-mail" pentru a utiliza un furnizor de servicii de e-mail care oferă un serviciu POP - de exemplu, GMail.
Fiecare furnizor de e-mail pe Internet are o configurație POP diferită, asigurați-vă că citiți manualul de utilizare pentru a afla configurarea POP-urilor.
Felicitări! Dacă vedeți acest ecran, ați configurat profilul de poștă electronică cu succes. Acum, suntem gata să configurați dosarul de contact al Outlook.
Puteți introduce manual lista de distribuție în Outlook sau puteți importa alte cărți de adrese pe bază de web - cum ar fi agenda de adrese GMail, Yahoo sau Hotmail. Majoritatea furnizorilor de e-mail pe bază de web ne permit să exportim agenda noastră de adrese într-o sursă de date compatibilă cu Outlook. De exemplu, Gmail ne oferă opțiunea de a exporta contactele noastre într-un fișier CSV compatibil cu Outlook.
Funcția de import Outlook acceptă o varietate de tipuri de fișiere: csv, vcard, RSS, iCalendar și multe altele, făcându-l un instrument excelent pentru a crea lista de distribuire a hărților de corespondență.
Fișierul CSV se încadrează în categoria "Alte programe sau fișiere" în Outlook.
Fișierul ACT, fișierul DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, fișierele PST, sunt unele dintre fișierele programelor pe care le acceptă Outlook - pentru noi am ales tipul de fișier separat prin valori de tip "Comma Separated Values" (Windows).
Acum, găsiți fișierul CSV pe care tocmai l-am exportat din agenda de adrese Gmail.
Dintre toate aceste dosare, dosarul de contact este cea mai bună opțiune pentru scopul nostru de îmbinare a corespondenței.
Aplicația Outlook are nevoie de câteva minute pentru a importa persoana de contact, în funcție de numărul de adrese de e-mail pe care le importați.
Ar trebui să fim capabili să folosim acest dosar de contact, odată ce Outlook a terminat să importe toate contactele, pentru fuzionarea de e-mail.
Începeți cu un document gol și deschideți panglica "Corespondențe" pentru a începe îmbinarea de corespondență.
Vrăjitorul este cea mai bună metodă pentru începători pentru a începe să-și exercite primul exercițiu de hărțuire a corespondenței.
Expertul vă va cere să alegeți tipul de document pentru îmbinarea corespondenței noastre, mesajele de poștă electronică sunt tipul de document corespunzător pentru exercițiul de corespondență de astăzi.
Putem începe să scriem mesajul nostru de e-mail dintr-un document gol, un șablon sau un document existent.
Alegeți dosarul de contact Outlook ca listă de distribuție a hărților de corespondență din etapa 3.
Avem opțiunea de a utiliza oricare dintre profilurile de mail pe care le configuram în sistemul nostru.
Numărul dvs. de contacte ar trebui să fie mai mare de zero dacă Outlook a importat cu succes adresa dvs. Gmail.
Alegeți persoanele pe care doriți să le includeți în distribuția de e-mail, bifând casetele de selectare corespunzătoare.
Începeți să scrieți mesajul dvs. de e-mail și să inserați câmpuri de îmbinare în care doriți să plasați mesaje personalizate, cum ar fi titlul sau numele de familie, în locul corespunzător din document.
Fiecare câmp de îmbinare va fi închis în interiorul unui chevron dublu; acestea vor fi înlocuite cu informațiile cărții de contact când finalizați expertul de îmbinare a corespondenței.
Previzualizați-vă mesajul de e-mail pentru a vedea cum Word procesează câmpurile de îmbinare făcând clic pe linkul "Următorul: Previzualizare mesaje e-mail".
Dacă sunteți mulțumit de previzualizare, dați clic pe linkul "Înainte: finalizați îmbinarea" și Word va trimite e-mailul fuzionat tuturor destinatarilor cu o linie de subiect comună.
Vrăjitorul rupe procesul de îmbinare a corespondenței în acești pași: alegerea tipului și a șablonului documentului potrivit, crearea unei liste de distribuție, evaluarea previzualizării de îmbinare a corespondenței și trimiterea de e-mailuri către toți destinatarii.
În acest moment, este posibil să observați două activități comune de scriere prin e-mail pe care expertul nu le acceptă, scriind linii personalizate de subiect și setând atașamente diferite. Trebuie să folosim macro pentru a le face în fuzionarea de e-mail, de preferință înainte de a finaliza expertul.
Cu scrisoarea deschisă, apăsați "Alt + F11" și faceți dublu clic pe "ThisDocument" în fereastra de lucru Word, pentru a deschide editorul Macro.
Inserați acest cod macro, scris de un expert macro coder hutchinsfairy, în panoul gol și salvați-l.
Dim WithEvents wdapp ca aplicație
Dim EMAIL_SUBJECT ca șir
Dim FIRST_RECORD Ca boolean
Documentul privat Sub ()
Setați wdapp = Aplicație
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Private Sub Document_Close ()
Setați wdapp = Nimic
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (Documentul ByVal ca document, Anulare ca boolean)
Dim i ca intregCu ActiveDocument.MailMerge
Dacă FIRST_RECORD = Adevărat atunci
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Sfârșit Dacăi = .DataSource.DataFields.Count
În timp ce i> 0
.MailSubject = Înlocuiți (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
BuclăSe termina cu
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc ca document, ByVal StartRecord la fel de lung, ByVal EndRecord ca lung, Anulare ca boolean)
FIRST_RECORD = Adevărat
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (documentul ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Reveniți la documentul dvs. și dați clic pe linkul "Înainte: finalizați îmbinarea" pentru a vă trimite e-mailul.
Faceți clic pe link-ul "E-mail electronic ..." pentru a vă trimite mesajul.
Plasați câmpurile de îmbinare potrivite, înconjurate de un chevron, în linia subiectului.
Macro va analiza câmpul de îmbinare și îl va înlocui cu numele de familie al destinatarului atunci când Word trimite prin e-mail documentul.
Până în acest moment, am învățat cum să folosim expertul pentru îmbinarea corespondenței și modul de personalizare a câmpurilor de subiecte - și pentru a finaliza tutorialul de astăzi, vă vom arăta un add-in de la o terță parte care ne permite să atașăm un fișier diferit pentru fiecare e-mail .
Descărcați add-in-ul, dezarhivați-l și veți găsi că add-on-ul vine ca șabloane Word Document. Utilizați "CreateEMailData Word 2007 Ver02", dacă utilizați cuvântul 2007 sau 2010 și "CreateEMailData Word 2003 Ver02", dacă utilizați Word 2003.
Copiați șablonul de document corespunzător în folderul "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" unde "% appdata%" este folderul de pornire Microsoft - în cazul nostru este "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".
Reporniți-vă Word, după copierea fișierului în folderul de pornire Microsoft, și ar trebui să vedeți două noi add-in-uri: Creare fișiere de date și Mergeți la e-mail, sub meniul de panglică "Mesagerie".
Pregătiți un fișier de date cu o tabelă cu două coloane - adresa de e-mail a destinatarului din coloana din stânga și calea completă a fișierului atașat în coloana din dreapta, apoi salvați-o sub același folder ca și documentul de îmbinare a e-mailului ca "MergeAttachmentsData". Trebuie să subliniem că trebuie să salvați fișierul ca "MergeAttachmentsData", în caz contrar add-in-ul nu poate găsi fișierul pentru a căuta atașamente.
Reveniți la documentul de îmbinare a corespondenței și împărțiți documentele în fișiere individuale.
Ar trebui să apară o fereastră nouă de documente pentru cuvânt și faceți clic pe butonul de adăugare "Merge la e-mail". Pur și simplu faceți clic pe butonul "OK" din dialogul galben, deoarece am pregătit deja fișierul de date.
Puneți un subiect adecvat pentru e-mailul dvs., faceți clic pe OK și Outlook vă va trimite e-mailul cu atașamentul specificat în fișierul de date.
Cu multe caracteristici utile, Word este cu adevărat un instrument de productivitate excelent. Așteptăm cu nerăbdare să scriem mai multe articole Word pentru cititorii noștri. Între timp, verificați celelalte articole ale Cuvintelor de pe site-ul nostru.
Sperăm că ați învățat cum să utilizați îmbinarea de mesaje Word din articolul de astăzi. Simțiți-vă liber să discutați despre alte sfaturi despre corespondența cu ceilalți cititori în secțiunea de comentarii.
