Încercând să gestionați o afacere în aceste zile, este foarte important să aveți o organizație care să țină totul ușor de manevrat. Aici vă vom arăta cum să creați unul în Visio 2010.
Acest articol de oaspeți a fost scris de prietenii noștri la Office 2010 Club.
Necesitatea unor diagrame de organizare
Necesitatea creării de scheme organizaționale devine indispensabilă în aceste zile, deoarece companiile încep să se concentreze pe angajări extinse pentru disponibilitate la îndemână, creșterea productivității și direcționarea diverselor piețe. Având în vedere această schimbare riguroasă, crearea unei scheme organizatorice poate ajuta părțile interesate să înțeleagă cu ușurință structura organizației și ierarhia tot mai în creștere. Acesta prezintă structura de bază a organizației, împreună cu definirea relațiilor dintre angajații care lucrează în diferite departamente.
În mod oportun, Microsoft Visio 2010 oferă o modalitate ușoară de a crea o diagramă organizatorică. Ca și până acum, au fost folosite moduri ortodoxe de ierarhizare a ierarhizării organizației pentru definirea structurii departamentelor, împreună cu posibilitățile de comunicare, inclusiv; orizontală și verticală. Pentru a transforma aceste liste care definesc structura organizațională într-o diagramă detaliată, Visio 2010 include un add-in pentru importul foii de calcul Excel, care este util pentru extragerea datelor din foaia de calcul pentru a crea o diagramă organizațională.
Este important să nu vă răsfățați în labirintul de definire a ierarhiilor organizaționale și a structurii de tip chalking-out, deoarece trebuie doar să specificați antetele coloanei și rândului, împreună cu datele pe care trebuie să le importați și va crea în mod automat definirea diagramelor; ierarhizări organizaționale cu acreditări specifice fiecărui angajat, clasificate în departamentele corespunzătoare.
Crearea diagramelor de organizare în Visio 2010
Pentru a începe cu, am creat o foaie de calcul Excel care are câmpuri, Nume, Supervizor, Desemnare, Departament și Telefon. Nume câmpul conține numele tuturor angajaților care lucrează în diferite departamente, în timp ce supraveghetor câmpul conține numele supraveghetorilor sau conducătorilor echipei. Acest câmp este vital pentru crearea Organizației, întrucât definește structura și ierarhia de bază din diagramă.
Acum, lansați Visio 2010, mergeți la secțiunea Vizualizare, sub meniul Add-Ons, din opțiunile Business, faceți clic pe Wizard Chart Organizer.
Aceasta va porni Expertul pentru organizarea diagramelor, în primul pas, activat Informații deja stocate într-un fișier sau într-o bază de date opțiune și faceți clic pe Următorul.
Pe măsură ce importem fila Excel, selectați a doua opțiune pentru importarea foii de calcul Excel.
Specificați calea fișierului Excel și faceți clic pe Următorul pentru a continua.
În acest pas, trebuie să specificați câmpurile care definesc de fapt structura unei organizații. În cazul nostru, acestea sunt Nume & supraveghetor câmpuri. După specificarea câmpurilor, faceți clic pe Următorul pentru a continua.
Deoarece organigrama este în primul rând pentru a arăta ierarhia departamentelor / angajaților care lucrează în organizație, împreună cu modul în care sunt legați împreună și care supraveghează cine. Având în vedere acest lucru, în acest pas vom renunța la câmpul Supraveghere, deoarece includerea nu ar fi necesară, deoarece Visio elimină automat structura de bază definită în fișa Excel. Adăugați restul câmpurilor de sub Câmpuri afișate , apoi faceți clic pe Următorul.
Acum, alegeți câmpurile pe care doriți să le includeți în schemele Organizației și faceți clic pe Următorul.
Acest pas se referă la ruperea diagramei în mai multe pagini, dacă aveți de-a face cu 100 de angajați, este posibil să doriți să specificați numerele de pagini pe care va fi afișat fișierul Organizație. Dar, în cazul nostru, avem de-a face cu mult mai puține date, așa că vom permite Vreau ca vrăjitorul să îmi spargă automat schema organizatorică în pagini opțiune. Specificați numele pe care trebuie să-l afișați în partea de sus a paginii. Dacă aveți mai puțin de 20 de ierarhii, introduceți numele angajatului cel mai bine clasat în organizație și faceți clic pe Finish (Terminare) pentru a termina asistentul.
Acesta va crea instantaneu o diagramă organizatorică dintr-o foaie de calcul specificată Excel. Cel mai bine plasat angajat va fi prezentat în partea superioară a organigramei, supervizând diverși angajați din diferite departamente. După cum se arată mai jos, subordonații săi imediați conduc și alți angajați și așa mai departe.
Pentru personalizarea avansată, mergeți la Org Chart tabel, aici veți găsi grupuri diferite pentru configurarea ierarhiei Org Chart și gestionarea pozițiilor altor angajați. Sub Aranja grupul, aranjamentele de forme pot fi schimbate și oferă o navigare ușoară prin diagramă. De asemenea, puteți schimba tipul poziției și puteți ascunde subordonații angajatului selectat.
Din Imagine grup, puteți introduce o imagine a angajaților, departamentelor etc. Din grupul de sincronizare aveți opțiunea de a crea o copie sincronizată și de a extinde subordonații angajatului selectat. În cadrul grupului Date organizație, puteți schimba aspectul întreg al schemei organizaționale de la Optiuni de afisare inclusiv; afișarea formei, afișarea separatorului, activarea / dezactivarea câmpurilor importate, modificarea poziției blocului și umplerea culorilor etc.
Dacă în orice moment, trebuie să introduceți o nouă poziție sau să anunțați postul vacant, șablonul organizației este întotdeauna disponibil pe bara laterală stângă. Trageți schema de organizare dorită în pagina diagramei principale, pentru a menține integritatea structurii, adică pentru a introduce subordonați pentru un anumit angajat, trageți forma poziției peste caseta de angajați existente.
De exemplu, am adăugat un consultant în organizație, care este direct sub CEO, pentru menținerea acestui lucru, am târât Consultant caseta și tocmai a renunțat la caseta CEO pentru a face poziția imediat subordonată.
Adăugarea detaliilor în poziția nouă este un cinch, faceți clic cu butonul din dreapta pe noua casetă de poziție și faceți clic pe Proprietăți.
Se va deschide dialogul Formă date, începeți să completați toate informațiile relevante și faceți clic pe OK.
Aici puteți vedea că poziția nou creată este ușor de populat cu toate informațiile specificate. Extinzând acum o diagramă organizațională nu mai este necesară păstrarea listelor lungi. În fila Design, puteți încerca, de asemenea, diferite modele și machete peste schema de organizare pentru a face să pară mai flamboyant și mai profesionist.
Concluzie
O diagramă organizatorică este o modalitate excelentă de a afișa ierarhii organizaționale detaliate; cu acreditările definite ale angajaților, structura departamentelor, posturile vacante noi, angajații recent angajați, departamentele recent adăugate și, important, arată modul cel mai convenabil de interacțiune între diferite departamente și angajați etc.
