"Biroul fără hârtie" în care ni sa promis că nu ajunge niciodată pentru mulți oameni. Realitatea este însă că un birou fără hârtie este aici astăzi dacă doriți să profitați de el.
Dacă sunteți încă cineva care imprimă e-mailuri, pagini web și alte documente, puteți să vă opriți acum. Există modalități mai bune de a urmări informațiile dvs. și de a le accesa mai repede - nu puteți căuta cuvinte pe bucăți fizice de hârtie, la urma urmei.
Cazul împotriva imprimării
Imprimarea este costisitoare și incomodă, necesitând cartușe de cerneală, hârtie pentru imprimante și imprimante noi, de multe ori costisitoare, atunci când acea imprimantă cu jet de cerneală ieftină eșuează în mod inevitabil. Toată hârtia devine aglomerată, care trebuie organizată corespunzător, sau nu veți găsi niciodată ceea ce căutați. Nu puteți accesa acest lucru atunci când sunteți departe de biroul dvs., nu puteți căuta peste el și aveți doar o singură copie, astfel încât aveți probleme dacă nu se întâmplă ceva cu acesta.
Imprimarea era necesară atunci când computerele erau cărămizi grele care se așezaseră atașate la birouri. Acum mergem cu calculatoarele în buzunarele noastre, tablete care pot aproxima dimensiunea unei bucăți de hârtie și servicii de cloud care pot crea copii de siguranță și sincroniza toate documentele dvs. pe toate dispozitivele. Puteți căuta documente pe care le-ați salvat prin cuvintele pe care le conțin, astfel încât nu trebuie să configurați și să stăpâniți un sistem complicat de depunere.
Cum să nu imprimați
Noi, geeks, ne-am oprit de imprimare de mult timp, dar există mulți oameni care afișează în continuare e-mailuri și pagini web în mod regulat. Vom încerca să oferim câteva sugestii care să vă ghideze de la imprimantă și să introduceți un nou mod de salvare și organizare a informațiilor care au sens.
- Creați un cabinet de fișiere digitale: În primul rând, veți dori să decideți unde veți salva lucrurile în loc să le tipăriți. Vă ajută să aveți o locație consistentă în care salvați totul. Vă recomandăm un fel de serviciu de tip cloud care să sincronizeze toate dispozitivele dvs., astfel încât să puteți accesa ele pe smartphone-uri și tablete, precum și pe PC-ul dvs. Mulți oameni folosesc Evernote ca arhivă pentru toate notele și documentele, dar puteți de asemenea opta să salvați un serviciu de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox, Google Drive sau Microsoft OneDrive. Dacă preferați cu adevărat spațiul de stocare local, puteți salva fișierele într-un singur folder de pe PC-ul dvs., dar asigurați-vă că îl faceți înapoi. Acest lucru va fi mai puțin convenabil, deoarece va trebui să copiați manual fișierele pe celelalte dispozitive, dacă doriți să le vizualizați în altă parte.
- Imprimare în format PDF: Orice ați putea dori să tipăriți - fie că este vorba de o chitanță, un document, un e-mail sau o pagină web - pot fi tipărite într-un fișier PDF. În primul rând, va trebui să instalați o imprimantă PDF pe computerul dvs. Windows. Apoi, puteți trece prin procesul de imprimare în mod normal, selectând imprimanta virtuală PDF. Veți primi un fișier pe care îl puteți stoca în ceva de genul Evernote sau Dropbox.
- Imprimarea e-mailurilor: E-mailurile pot fi tipărite în format PDF în același mod. De asemenea, puteți încerca să le purtați în rolurile principale (dacă utilizați Gmail) sau să le adăugați într-un folder sau o etichetă specială unde le puteți consulta mai târziu. Puteți accesa mai târziu aceste e-mailuri de pe orice dispozitiv cu un client de e-mail - nu este nevoie de imprimare.
- Imprimarea paginilor web: Dacă imprimați pagini web la care se face referire mai târziu, le puteți imprima în loc de PDF. De asemenea, puteți să le marcați pentru a le vedea mai târziu (marcajele se pot sincroniza pe toate dispozitivele dvs.). Dacă doriți să citiți mai târziu pagina web, utilizați un serviciu ca Pocket sau Instapaper pentru a crea o listă de lucruri pe care doriți să le citiți. Servicii precum acestea au o pagină web, o convertesc într-un articol ușor de citit, text și chiar pot fi stocate offline pe dispozitive mobile, astfel încât să puteți citi pagina web mai târziu fără a fi nevoie să imprimați.
- Imprimarea hărților: Nu trebuie să imprimați hărți dacă aveți un smartphone cu GPS. Dacă utilizați Hărți Google, puteți să vă conectați la aplicația Hărți Google și să vedeți o listă de căutări efectuate pe site-ul Hărți Google de pe PC. De asemenea, puteți tipări harta în PDF, desigur.
- Trimiterea documentelor prin fax: Unele întreprinderi vechi calcificate încă mai cer faxuri. Puteți utiliza un serviciu precum HelloFax pentru a trimite faxuri pe web. HelloFax oferă cinci faxuri gratuite pe lună - aceasta ar trebui să fie mai mult decât suficientă pentru utilizatorii de acasă care doar ocazional au nevoie să trimită prin fax o afacere.
- Când cineva insistă asupra documentelor tipărite: Din păcate, unele organizații încă insistă asupra documentelor tipărite. Nu e nici un fel de a face asta. Dacă nu vor lua un PDF prin e-mail, va trebui să imprimați.
- Ce să faceți cu documentele vechi de hârtie: Este mai ușor să începeți să mergeți înainte într-un mod fără hârtie, în loc să decideți să transformați metodic toate documentele vechi pe hârtie în versiuni digitale - care pot fi o mulțime de lucruri. Cu toate acestea, puteți să scanați vechile documente în fișiere PDF cu scaner.
Utilizarea fișierelor digitale
Spațiul dvs. de lucru digital are acum câteva avantaje pe care hârtia nu le are:
- Backup: Fișierele dvs. sunt salvate dacă le-ați stocat cu un serviciu cum ar fi Evernote, Dropbox, Google Drive sau SkyDrive. Dacă casa ta arde, nu vei pierde documentele importante.
- Căutare: Puteți căuta cu ușurință în toate documentele dvs. electronice pentru a găsi documentele de care aveți nevoie fără a trece prin munți de hârtie. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, chiar și Windows - toate au funcții de căutare fulltext.
- Accesați peste tot: Lucrările dvs. pot fi accesate oriunde vă aflați de la un PC, un smartphone sau un comprimat. Dacă vă aflați afară și trebuie să căutați ceva, puteți să o faceți din telefonul dvs. smartphone, nu să vă duceți acasă și să săturați prin hârtie.
- Fără dezordine: Nu trebuie să vă faceți griji în ceea ce privește stocarea, organizarea, crearea spațiului și declanșarea documentelor.
- Nici un cost de imprimare: Dacă nu aveți nevoie să cumpărați cerneală scumpă, imprimante ieftine și grămezi de hârtie pentru imprimante, veți economisi bani.
Desigur, unele documente pot fi prea sensibile pentru a fi stocate online. În astfel de situații, puteți oricând să utilizați criptarea - să creați un container criptat și să îl stocați într-un serviciu cum ar fi Dropbox, Google Drive sau SkyDrive. Oamenii vor avea nevoie de parola înainte ca ei să poată accesa documentele tale.
Image Credit: Sarah Kolb-Williams pe Flickr, cellanr pe Flickr, jeremyfoo pe Flickr
