Când creați formule în Excel, puteți să indicați celule din altă parte a foii de lucru în formulele dvs. Dar dacă aveți multe formule, toate referințele de celule pot deveni confuze. Există o modalitate ușoară de a elimina confuzia.
Excel include o caracteristică numită "Nume", care poate face formulele dvs. mai ușor de citit și mai puțin confuz. În loc să faceți referire la o celulă sau la o gamă de celule, puteți atribui un nume acelei celule sau gamei și utilizați acest nume în formule. Acest lucru va face formulele dvs. mult mai ușor de înțeles și de menținut.
În formula de mai jos, menționăm o serie de celule (cu caractere aldine) dintr-o altă foaie de lucru, numită "Baza de date de produs", în același registru de lucru. În acest caz, numele foii de lucru ne dă o idee bună despre ceea ce se află în gama de celule "A2: D7". Cu toate acestea, am putea folosi un nume pentru această gamă de celule pentru a face formula mai scurtă și mai ușor de citit.
= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,“Baza de date a produsului "! A2: D7, 2, FALSE))
NOTĂ: Pentru mai multe informații despre funcția VLOOKUP folosită în formula de mai sus, consultați articolul despre utilizarea VLOOKUP în Excel. De asemenea, puteți afla cum să utilizați funcția "IF" și alte funcții utile.
Pentru a atribui un nume unei game de celule, selectați celulele pe care doriți să le denumiți. Celulele nu trebuie să fie învecinate. Pentru a selecta celule non-contigue, utilizați tasta "Ctrl" atunci când le selectați.
Faceți clic pe mouse-ul din "Cutia de nume" deasupra grilei de celule.
Introduceți un nume pentru intervalul de celule din casetă și apăsați pe "Enter". De exemplu, am apelat celulele selectate în foaia de lucru "Product Database" "Products". Există reguli de sintaxă pe care trebuie să le respectați atunci când alegeți un nume. Puteți începe numai un nume cu o literă, o subliniere (_) sau o coloană vertebrală (\). Restul numelui poate fi alcătuit din litere, numere, perioade și sublinieri. Există reguli de sintaxă suplimentare despre ceea ce este valabil și nu pentru definirea numelor.
Amintiți-vă formula de la începutul acestui articol? Acesta conține o referință la fișa de lucru "Baza de produse" din registrul de lucru și o serie de celule din foaia de lucru respectivă. Acum, că am creat numele "Produselor" pentru a reprezenta gama de celule din foaia de lucru "Baza de produse", putem folosi acest nume în formularul indicat cu caractere aldine mai jos.
= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,Produse, 2, FALSE))
NOTĂ: Atunci când creați un nume utilizând "Name Box", domeniul implicit al numelui este implicit în registrul de lucru. Aceasta înseamnă că numele este disponibil pentru a fi utilizat în orice foaie de lucru din registrul de lucru curent fără să se facă referire la o foaie de lucru specifică. Puteți alege să limitați domeniul de aplicare la o anumită foaie de lucru, astfel încât numele foii de lucru trebuie să fie utilizat atunci când se face referire la nume, cum ar fi în exemplul de la începutul acestui articol.
Excel oferă un instrument numit "Name Manager", care facilitează găsirea, editarea și ștergerea numelor din registrul de lucru. De asemenea, puteți utiliza Managerul de nume pentru a crea nume, dacă doriți să specificați mai multe detalii despre nume. Pentru a accesa Managerul de nume, faceți clic pe fila "Formule".
În secțiunea "Denumiri definite" din fila "Formule", faceți clic pe "Manager nume".
Se afișează caseta de dialog Manager nume. Pentru a edita un nume existent, selectați numele din listă și faceți clic pe "Editare". De exemplu, vom edita numele "Produse".
Se afișează caseta de dialog "Edit Name". Puteți schimba numele "Însuși", precum și adăuga un "Comentariu" la nume, oferind mai multe detalii despre ceea ce reprezintă numele. De asemenea, puteți schimba gama de celule la care este atribuit acest nume făcând clic pe butonul "Expand dialog" din partea dreaptă a casetei de editare "Se referă la".
NOTĂ: Veți vedea că lista derulantă "Domeniul de aplicare" este goală. Când editați un nume existent, nu puteți modifica "Domeniul de aplicare" al acelui nume. Trebuie să alegeți domeniul de aplicare atunci când creați pentru prima dată numele. Dacă doriți ca domeniul de aplicare să fie o foaie de lucru specifică, mai degrabă decât întregul registru de lucru, puteți crea un nume într-un mod care vă permite să specificați domeniul de aplicare inițial. Vă vom arăta cum să faceți acest lucru într-o secțiune ulterioară.
Ca exemplu, spunem că am adăugat un alt produs în baza de date a produselor noastre și dorim să-l includem în gama de celule numită "Produse". Când faceți clic pe butonul "Extindeți dialogul", caseta de dialog "Editați numele" se micșorează pentru a conține numai caseta de editare "Se referă la". Selectăm gama de celule direct din foaia de lucru "Product Database", inclusiv rândul care conține produsul nou adăugat. Numele domeniului de lucru și intervalul de celule sunt introduse automat în caseta de editare "Se referă la". Pentru a accepta selecția și pentru a reveni la caseta de dialog "Editați numele" complet, faceți clic pe butonul "Reduceți dialogul". Faceți clic pe "OK" din caseta de dialog "Editare nume" pentru a accepta modificările aduse numelui.
Dacă decideți că nu mai aveți nevoie de un nume, este ușor să îl ștergeți. Pur și simplu, accesați caseta de dialog "Name Manager" așa cum am discutat în secțiunea anterioară. Apoi, selectați numele pe care doriți să îl ștergeți în lista de nume și dați clic pe "Ștergeți".
În caseta de dialog de confirmare care apare, faceți clic pe "OK" dacă sunteți sigur că doriți să ștergeți numele selectat.Sunteți returnat la caseta de dialog "Name Manager". Faceți clic pe "Închidere" pentru al închide.
Când creați un nume nou selectând una sau mai multe celule și apoi introducând un nume în "Name Box", domeniul de aplicare implicit al numelui este întregul registru de lucru. Deci, ce faceți dacă doriți să limitați domeniul de aplicare al unui nume la o anumită foaie de lucru?
Selectați celulele la care doriți să atribuiți numele. Faceți clic pe fila "Formule" și apoi faceți clic pe "Define Name" din secțiunea "Nivele definite".
NOTĂ: Nu trebuie să selectați mai întâi celulele. De asemenea, puteți să le selectați ulterior, dacă doriți, utilizând butonul "Expand Dialog".
Se afișează caseta de dialog "Nume nou". Observați că este foarte asemănător cu caseta de dialog "Edit Name" menționată mai devreme. Principala diferență este că acum puteți schimba domeniul de aplicare al numelui. Spuneți că vrem să limităm domeniul de aplicare al numelui doar la foaia de lucru "factură". Am face acest lucru dacă vrem să putem folosi același nume pentru o gamă de celule pe o altă foaie de lucru.
În primul rând, vom introduce numele pe care dorim să-l folosim, care în cazul nostru este "Produse". Amintiți-vă regulile sintaxei atunci când vă creați numele. Apoi, pentru a limita domeniul de aplicare al numelui "Produse" numai în foaia de lucru "Factură", vom selecta din lista derulantă "Domeniul de aplicare".
NOTĂ: Caseta de dialog "New Name" poate fi accesată și prin clic pe "New" în caseta de dialog "Name Manager".
Introduceți mai multe detalii despre nume, dacă doriți, în caseta "Comentariu". Dacă nu ați selectat celulele la care alocați numele, faceți clic pe butonul "Expand dialog" din partea dreaptă a casetei de editare "Se referă la" pentru a selecta celulele la fel cum am făcut-o când am editat numele anterior . Faceți clic pe "OK" pentru a finaliza crearea noului nume.
Numele este inserat automat în aceeași "Cutie de nume" pe care am folosit-o pentru a atribui un nume unei game de celule la începutul acestui articol. Acum, putem înlocui în formulele din foaia de lucru "Factura" referința domeniului de celule ("Baza de date de produs"! $ A $ 2: $ D: 7) cu numele (Produse), așa cum am făcut mai devreme în acest articol.
Nu trebuie să faceți referire la celule când creați un nume. Puteți utiliza un nume pentru a reprezenta o constantă sau chiar o formulă. De exemplu, foaia de lucru de mai jos arată cursul de schimb utilizat pentru a calcula prețul în euro pentru diferitele dimensiuni de widget-uri. Deoarece cursul de schimb se schimbă adesea, ar fi util să se găsească într-un loc ușor de găsit și actualizat. Deoarece numele sunt ușor de editat, după cum am discutat mai devreme, putem crea un nume pentru a reprezenta cursul de schimb și a atribui o valoare numelui.
Observați că formula conține o referință absolută a celulei la o celulă care conține cursul de schimb curent. Preferăm să folosim un nume care să se refere la cursul de schimb curent, astfel încât să fie mai ușor de schimbat, iar formulele utilizând cursul de schimb sunt mai ușor de înțeles.
Pentru a crea un nume care va fi atribuit unei valori constante, deschideți caseta de dialog "New Name" făcând clic pe fila "Formule" și apoi făcând clic pe "Define Name" în secțiunea "Defined Names". Introduceți un nume pentru a reprezenta valoarea constantă, cum ar fi "ExchangeRate". Pentru a atribui o valoare acestui nume, introduceți un semn egal (=) în caseta de editare "Se referă la" urmată de valoare. Nu ar trebui să existe un spațiu între semnul egal și valoarea. Faceți clic pe "OK" pentru a finaliza crearea numelui.
NOTĂ: Dacă există o formulă pe care o utilizați în multe locuri din registrul de lucru, puteți introduce acea formulă în caseta de editare "Se referă la", astfel încât să puteți introduce numele în fiecare celulă în care trebuie să utilizați formula.
Acum, putem folosi noul nume în formulele în care vrem să folosim cursul de schimb. Când faceți clic pe o celulă cu o formulă care conține o referință de celule absolută, observați că rezultatul este "0.00". Asta pentru că am eliminat rata de schimb din celula la care se face referire. Vom înlocui referința celulară cu noul nume pe care l-am creat.
Evidențiați referința celulei (sau altă parte a formulei pe care doriți să o înlocuiți cu un nume) și începeți să tastați numele pe care l-ați creat. Pe măsură ce tastați, orice nume de potrivire se afișează într-o casetă pop-up. Selectați numele pe care doriți să îl inserați în formulă făcând clic pe el în caseta de tip pop-up.
Numele este introdus în formula. Apăsați pe "Enter" pentru a accepta schimbarea și a actualiza celula.
Rețineți că rezultatul este actualizat utilizând cursul de schimb menționat de nume.
Numele sunt foarte utile dacă creați cărți de lucru complexe Excel cu multe formule. Când trebuie să distribuiți registrele de lucru celorlalți, folosirea numelor le face mai ușoară pe ceilalți, ca și pe voi înșivă, să înțeleagă formulele dvs.
