Este destul de comun pentru a partaja calendarul în Outlook, iar în multe companii, toate calendarele Outlook sunt vizibile pentru întregul birou în mod implicit. Dar puteți oferi unui utilizator un nivel mult mai ridicat de vizibilitate și control prin delegarea contului dvs., astfel încât să poată crea și răspunde la întâlniri și e-mailuri pentru dvs. Să vedem cum funcționează.
Pentru a vă delega căsuța poștală cuiva, faceți clic pe File> Account Settings și apoi faceți clic pe comanda "Delegate Access".
Aceasta deschide fereastra Delegați, care va fi goală prima oară când o deschideți. Faceți clic pe butonul "Adăugați" pentru a configura un delegat.
Aceasta deschide lista globală de adrese (lista tuturor persoanelor din compania dvs.), astfel încât să puteți alege un delegat. (Nu puteți delega contul dvs. unei persoane din afara domeniului dvs. de e-mail, ceea ce înseamnă că dacă adresa dvs. de e-mail este [email protected], puteți delega căsuța poștală numai unei persoane care are o adresă de e-mail care se termină "@ mycompany.com". „)
Selectați persoana căreia îi delegați și apoi faceți clic pe "OK" pentru a deschide Permisiunile delegate.
Permisiunile implicite dau drepturi editorului delegat la lista dvs. de calendar și de activități, dar nu le permiteți accesul la mesajele primite, la contacte sau la note. Cu toate acestea, puteți modifica permisiunea implicită pentru oricare dintre aceste categorii. Opțiunile sunt:
Dacă doriți doar ca delegatul dvs. să vă gestioneze calendarul (și sarcinile care pot fi alocate altor persoane), atunci permisiunile implicite vor funcționa bine. "Delegatul primește copii ale mesajelor legate de întâlnire trimise la mine" este activată, deci delegatul nu are nevoie de acces la mesajele primite. Aplicațiile de întâmpinare și răspunsurile le sunt trimise automat când aceasta este activată.
Delegatul dvs. nu va vedea întâlniri sau întâlniri pe care le-ați creat și le-ați marcat ca private; vor vedea doar că există o întâlnire privată. Dacă doriți ca aceștia să vadă (și să editeze) întâlnirile dvs. private, activați opțiunea "Delegați pot vedea articolele mele private".
În cele din urmă, este de obicei o idee bună să activați opțiunea "Trimiteți automat un mesaj pentru a delega sumarul acestor permisiuni", astfel încât delegatul să știe că are permisiunea de a accesa cutia poștală.
Faceți clic pe OK pentru a reveni la panoul Delegați. Cele trei opțiuni din partea inferioară care au fost șterse înainte de adăugarea unui delegat sunt acum disponibile.
Solicitările de întâlnire cu opțiunile implicite sunt trimise delegațiilor dvs. și o copie vă este trimisă pentru lucrări de referință pentru majoritatea persoanelor, dar dacă doriți, treceți la una dintre celelalte opțiuni.
După ce faceți clic pe "OK", delegații dvs. sunt adăugați. Acum ei pot adăuga căsuța poștală la profilul lor Outlook și pot accesa orice ai lăsat să le acceseze.
