Fotografie de la uniinnsbruck
Profesorii sunt unii dintre cei mai aglomerați oameni din jur. Ei trebuie să predea, să organizeze ore de lucru, să lucreze cu studenți și colegi, să participe la conferințe și alte evenimente publice, să desfășoare, să publice și să prezinte cercetări. Dar, chiar dacă nu au timp suficient, există modalități de a comunica cu ele prin e-mail și de a primi un răspuns la timp, astfel încât să puteți continua să vă faceți munca cu mai puține obstacole.
Este ideal pentru a vă întâlni personal în fața profesorului înainte de a trimite primul e-mail. Introduceți-vă în timpul primei săptămâni de școală. Lăsați profesorul dvs. să știe despre interesele dvs., întrebările dvs. sau altceva unic pentru dvs. Arătându-vă că aveți suficientă atenție pentru a le cunoaște mai personal, îi încurajează să răspundă în timp util la cererile dumneavoastră. Cu cât impresionați mai bine, cu atât mai bine vă puteți aminti.
Când va veni timpul să trimiteți primul e-mail cu întrebări despre o sarcină, profesorul dvs. va putea să-ți pună numele pe nume. Asta vă ajută să puneți emailul în context. Dacă au comunicat deja cu succes în trecut, vor fi mai dispuși să comunice din nou fără ezitare. Și probabil că vor avea încredere că ești student serios.
Linia subiect este totul atunci când vine vorba de a obține un răspuns în timp util la e-mail. În primul rând, când oamenii primesc e-mailuri de la expeditori, nu știu, ei privesc la linia de subiect pentru indicii. Bazându-se exclusiv pe linia de subiect, aceștia pot șterge mesajele care par a fi spam-uri sau pur și simplu nesemnificative pentru ei.
Acum, profesorii sunt obligați să răspundă la e-mailurile elevilor pentru probleme administrative și de clasă. Dar subiectul este încă important pentru a ajunge rapid la profesorul tău. Faceți o linie de subiect astfel încât atunci când o vedeți, profesorul dvs. se deschide și îl citește imediat - mai degrabă decât să îl depună pentru citirea ulterioară. (Următorul scop este de a crea un e-mail astfel încât, imediat după citire, profesorul tău să răspundă imediat, dar vom ajunge la asta într-o secțiune ulterioară.)
Așadar, înainte de a trimite e-mailul, restrângeți-l până la scopul său specific. Menționați acest scop cât mai direct posibil în linia subiectului.
În loc să folosești "Aș vrea să te înscriu la clasă", specifică numele clasei și cum te pot ajuta să te înscrii:
Cu cât este mai specifică, cu atât mai ușor îl faci profesorului tău. Un titlu foarte specific îi permite să știe dintr-o privire ce se așteaptă de la ei.
Odată ce ați folosit o linie de subiect bună, trebuie să vă asigurați că deschiderea dvs. nu împiedică profesorul dvs. să citească mesajul complet. Nu vrei să spui "Hei" și apoi continuă cu mesajul tău. Acest lucru stabilește un ton neprofesional care poate constitui o barieră în calea unei comunicări eficiente. Vrei să greșești din partea curtoaziei.
Scrieți-vă mesajul în mod politicos și cu respect cât puteți, chiar dacă aceasta înseamnă a permite o anumită inexactitate. De exemplu, să presupunem că faceți o cursă de colegiu comunitate în timpul verii pentru a îndeplini cerințele generale. Instructorul dvs. nu este din punct de vedere tehnic un profesor, dar tocmai a început să predea cu jumătate de normă în acest an.
Încă mai doriți să le adresați-le drept "profesor", pentru că este formală, politicoasă și arată că sunteți dornici să stabiliți o bună comunicare. Err de partea curtoaziei până când este corectat - când instructorul dvs. vă insistă să vă referiți la ele ca "Domnul Bob "sau" Joey ".
Iată câteva alte modalități de a vă păstra mesajul curtenitor:
După cum este deja acoperit, utilizați etichete corespunzătoare în cadrul subiectului dvs. specific și faceți referire la profesorul dvs. cu amabilitate. Asigurați-vă că etichetele, numerele, datele și orele sunt corecte. Dacă nu sunteți clar despre un moment de întâlnire sau dacă faceți referință accidentală la un test greșit, profesorul dvs. va trebui să petreacă un timp suplimentar pentru a verifica și pentru a vă trimite un e-mail din nou pentru claritate. Acest lucru transformă un răspuns potențial rapid la o conversație care se întinde pe mai multe e-mailuri.
Atunci când mergi într-un e-mail într-o tangență sau divulzi mai multe informații (personale) decât este necesar pentru sarcina la îndemână, în cele din urmă pierde prețiosul timp de lectură al profesorului tău - și timpul tău propriu. Lipirea punctului este una dintre mai multe modalități de a reduce timpul petrecut în timpul trimiterii de e-mailuri și de a reduce necesitatea de a scrie e-mailuri suplimentare pentru clarificare.
Înlăturați cuvintele și expresiile inutile, cum ar fi "Mă întrebam dacă" sau "Credeți că ați putea ..." În schimb, adresați-vă doar întrebării. Ar putea fi intimidant să fii atât de sincer cu profesorul tău, dar cu practica nu va mai fi așa de mult timp. Pentru că veți învăța să obțineți punctul într-un mod profesionist, și asta va crea încredere.
Iată un exemplu de mesaj care durează mai mult pentru a citi și este mai distragător în forma sa mai lungă:
După cum puteți vedea, forma condensată primește mesajul mai eficient:
Menținerea acestuia este similară cu a rămâne pe punct. În mod ideal, nu doriți mai mult de trei până la patru propoziții într-un paragraf. Și nu doriți să faceți un mesaj cu prea multe paragrafe. Cu excepția cazului în care vă împărtășiți feedback sau o poveste personală care vă va ajuta profesorul să vă cunoască și să înțeleagă mai bine cum vă pot ajuta.
Chiar dacă aveți o linie de subiect extraordinară, trebuie să continuați să continuați în mesajul propriu-zis. Faceți acest lucru făcând solicitarea directă. Poate fi mai clară dacă formulați solicitarea ca o întrebare. Sau dacă utilizați opritorul "Vă rog ... [solicitați aici]". Țineți minte că dacă trimiteți un e-mail profesorului dvs. doar pentru a obține opinia pe un subiect, aceasta este încă o solicitare deoarece cereți ca aceștia să aibă timp să împărtășească ceea ce știu.
Transmiteți-vă cererea atât de clară încât profesorul dvs. nu va avea întrebări despre ce le cereți. Dacă puteți realiza acest pas important, vă puteți ajuta profesorul să ia măsuri imediat după citirea e-mailului. Și nu numai că veți primi un răspuns rapid de la ei, dar veți intra și în acea clasă de așteptare listată mult mai devreme.
Chiar dacă aplicați cu succes principiile de mai sus în e-mailul profesorului dvs. și nu primiți un răspuns la timp, este posibil ca profesorul dvs. să nu fi ajuns încă la adresa dvs. de e-mail sau nu este momentan disponibil pentru o perioadă. Nu vă faceți griji cu privire la motivele, pur și simplu urmăriți cu amabilitate dacă nu ați auzit de la ei în mai mult de două zile. Campusurile diferite au politici sau culturi diferite (chiar dacă sunt nescrise) pentru ceea ce este considerat un răspuns la timp, deci poate varia în funcție de instituția dvs. sau de context.
Aplicați exemplele de principii enumerate mai sus în e-mailul dvs. de urmărire. Dacă dintr-un motiv oarecare nu mai reușiți, un alt e-mail de urmărire poate fi adecvat după alte trei până la patru zile (din nou, în funcție de situație). Sau poate e timpul să vorbiți personal cu profesorul tău. În acest caz, asigurați-vă că aflați de la ei cum să comunicați cel mai bine prin e-mail.
Comunicarea eficientă cu profesorul dvs., dacă este necesar, vă îmbunătățește foarte mult șansele de a reuși într-o anumită clasă. Păstrați comunicarea în timp util, netedă și productivă, astfel încât să vă puteți concentra asupra muncii dvs.
