Microsoft a crezut că au fost de ajutor când au stabilit notificări pentru e-mailuri noi. Cu toate acestea, un baraj constant al notificărilor vă poate perturba gândul. Puteți să dezactivați complet notificările sau, mai bine, puteți să configurați Outlook să vă anunțe numai despre e-mailurile importante.
Dacă trebuie să răspundeți la anumite persoane, cum ar fi clienții, șeful dvs. sau membrii familiei dvs., puteți utiliza Regulile din Outlook pentru a primi notificări numai despre anumite mesaje. Iată cum puteți configura o regulă care să afișeze numai notificări prin e-mail de la un anumit expeditor.
Cea mai ușoară modalitate de a stabili această regulă este găsirea unui e-mail de la acea persoană. Pentru acest exemplu, voi stabili o regulă care să mă anunțe când primesc un e-mail de la șeful meu, deoarece e-mailurile de la șeful tău sunt întotdeauna importante, nu-i așa? Deci, am făcut clic dreapta pe e-mailul de la redactorul-șef al How-To Geek, Whitson Gordon, și selectați "Rules" și apoi "Create Rule" din meniul pop-up.
În caseta de dialog "Creați regula", selectați condițiile în care doriți să primiți notificări despre e-mailuri noi. Vreau să primesc notificări imediate despre e-mailurile primite de la Whitson, așa că am selectat prima casetă de selectare.
De asemenea, selectați caseta de validare "Trimise la" și asigurați-vă că numele meu este selectat din lista derulantă, așa că voi primi notificări direct pentru mine prin e-mailurile trimise de la Whitson. Dacă nu doriți să fiți anunțat (ă) de e-mailuri unde sunteți CC sau de unul dintre mai mulți destinatari, selectați "numai mine" din lista derulantă "Trimis la". Faceți clic pe "OK" după ce ați făcut alegerile.
Se afișează o casetă de dialog "Succes", cu opțiunea de a "Rulează acum această regulă pe mesajele deja existente în dosarul curent". Faceți clic pe "OK". Vreau să aflu ce e-mailuri sunt în căsuța de e-mail de la Whitson, așa că selectez caseta de selectare.
Se va afișa caseta de dialog "Alerte postale noi", solicitând acțiuni imediate. În prezent am doar un e-mail de la Whitson în căsuța de e-mail, deci este singurul care apare în această casetă de dialog. Cu toate acestea, dacă ar exista mai multe e-mail-uri de la Whitson, toți ar fi enumerați aici. Dacă doriți să vedeți un e-mail direct din această casetă de dialog, selectați e-mailul pe care doriți să îl vizualizați și dați clic pe "Deschideți articolul". Faceți clic pe "Închidere" pentru a închide caseta de dialog.
Caseta de dialog "Alertă nouă de e-mail" rămâne deschisă până când faceți clic pe "Închidere", chiar dacă deschideți un mesaj de e-mail din caseta de dialog și apoi închideți mesajul.
Când creați reguli, puteți selecta din opțiuni suplimentare, mai specifice decât sunt disponibile în caseta de dialog principală "Creați regula". Pentru a face acest lucru, deschideți caseta de dialog "Creați regula", așa cum este descris mai devreme în acest articol. Apoi dați clic pe "Opțiuni avansate".
Primul ecran din caseta de dialog "Expert reguli" afișează o listă cu condițiile detaliate de verificat. Bifați casetele de selectare pentru condițiile pe care doriți să le verificați pentru notificările prin e-mail. Vreau să primesc notificări atunci când primesc e-mail-uri de la Whitson trimis doar la mine, așa că le-am selectat aceste condiții.
Textul albastru subliniat este legăturile pe care faceți clic pentru a specifica valoarea pe care doriți să o verificați în acea condiție. După ce selectați această condiție, faceți clic pe link-ul albastru pentru acea condiție din caseta "Pasul 2" pentru a edita valorile.
După ce ați selectat condițiile pe care doriți să le verificați, dați clic pe "Următorul".
Acum, selectați opțiunile pentru a indica ce trebuie făcut cu un mesaj pe care îl primiți, care se potrivește cu condițiile selectate. Puteți face lucruri cum ar fi mutarea mesajului într-un anumit dosar, transmiterea acestuia la una sau mai multe persoane, răspunsul folosind un șablon sau marcarea ca citită. Vreau să primesc o alertă desktop atunci când primesc un mesaj de e-mail de la Whitson, așa că am selectat ultima opțiune din listă, "afișează o alertă desktop". După ce ați selectat ce doriți să faceți cu mesajul, faceți clic pe "Următorul".
Următorul ecran oferă opțiuni pentru setarea excepțiilor de la regulă, cum ar fi dacă nu doriți să primiți o notificare dacă mesajul este o invitație la întâlnire sau o actualizare. Alegeți excepțiile pe care doriți să le aplicați regulii dvs. și dați clic pe "Următorul". Nu vreau excepții, așa că am făcut clic pe "Următorul" pentru a sări peste acest ecran.
Ultimul ecran vă permite să specificați un nume pentru regulă și să configurați câteva opțiuni de reguli, inclusiv una pentru a activa imediat această regulă. Dacă doriți să executați imediat regula privind mesajele deja în căsuța de e-mail, selectați "Porniți această regulă acum pe mesajele deja în" Inbox "".
Examinați descrierea regulilor sub "Pasul 3" și faceți clic pe "Terminare" când ați terminat.
Acum, când primesc un e-mail de la Whitson, pe desktopul Windows se afișează o alertă desktop. Rețineți că acest lucru diferă de caseta de dialog "Notificări de e-mail noi" - în schimb, este o notificare Windows nativă. Dacă preferați acest stil de notificare, va trebui să treceți prin "Opțiuni avansate" pentru fiecare regulă pe care o creați ".
Modificarea, ștergerea sau chiar oprirea temporară a regulilor dvs. este ușoară. Vreau să modific modificarea regulii mele pentru a afișa caseta de dialog "New Alerts Mail" mai degrabă decât o "Alertă desktop". Pentru a face acest lucru, fac clic pe fila "Acasă".
Faceți clic pe butonul "Reguli" din secțiunea "Mutare" și selectați "Gestionați regulile și alertele" din meniul derulant.
Se afișează caseta de dialog "Reguli și alerte". În fila "Reguli de poștă electronică", dați clic pe "Modificați regula" și selectați "Editați setările de reguli" din meniul derulant.
După cum sa discutat mai devreme, primul ecran al "Expertului regulilor" afișează o listă de condiții pe care le puteți verifica pentru mesajele de e-mail primite. Selecțiile pe care le-am făcut când am setat prima dată afișarea regulilor în partea de sus a listei și descrierea cu setările curente se afișează în caseta din secțiunea "Pasul 2". Nu vreau să schimbe condițiile, așa că dau clic pe "Următorul". Dacă doriți să schimbați condițiile din regula dvs., faceți modificările și apoi faceți clic pe "Următorul".
În ecranul care afișează acțiunile de preluare a mesajelor de e-mail primite (în funcție de condiții), dezactivez opțiunea "Afișează o alertă desktop", care se afișează în partea de sus a listei, apoi dă clic pe "Următorul".
Să presupunem că doriți să afișați mai degrabă caseta de dialog "New Alerts Mail" în interiorul tău. Derulați în jos în partea de jos a listei de acțiuni și selectați "Afișați un mesaj specific în fereastra Alertă nouă pentru elemente". Pentru a personaliza mesajul care apare în caseta de dialog "Alerte noi prin e-mail", faceți clic pe link-ul "un mesaj specific" în caseta din secțiunea "Pasul 2".
În caseta de dialog "Mesaj de alertă", introduceți un mesaj care să fie afișat în caseta de dialog "Alerte noi mesaje" și faceți clic pe "OK".
Dacă doriți să adăugați sau să eliminați orice excepție, faceți clic pe "Next" pentru a accesa lista de excepții și pentru a efectua modificările. Pentru a schimba numele regulii sau pentru a schimba alte opțiuni în ultimul ecran al "Expertului regulilor", faceți din nou clic pe "Următorul" în ecranul de excepții. Nu vreau să schimbe nimic altceva, așa că dau clic pe "Finish" din ecranul de acțiuni pentru a accepta modificările mele și a închide "Expertul regulilor".
Ați revenit la caseta de dialog "Reguli și alerte". Faceți clic pe "OK" pentru al închide. Pentru a executa imediat regula, faceți clic pe "Executare reguli acum" în partea de sus a fila "Reguli e-mail".
În caseta de dialog "Rulează acum", în caseta "Selectați regulile pentru a rula", bifați caseta de selectare pentru regula pe care doriți să o executați și faceți clic pe "Executare acum".
NOTĂ: Odată ce ați executat regula, caseta de dialog "Run Rules Now" nu se închide automat. Trebuie să faceți clic pe "Închidere" pentru al închide. Caseta de dialog "Reguli și alerte" nu se închide automat, deci dați clic pe "OK" pentru al închide.
Caseta de dialog "New Mail Alerts" se afișează împreună cu mesajul personalizat din partea de sus.
Caracteristica Reguli din Outlook oferă multe opțiuni pentru manipularea automată a mesajelor dvs. de e-mail. Puteți să aveți anumite mesaje mutate în foldere specifice, să efectuați acțiuni asupra mesajelor de e-mail cu anumite texte în linia de subiect sau chiar să ștergeți automat mesaje în funcție de anumite condiții. Regulile Outlook pot părea copleșitoare la început din cauza tuturor opțiunilor disponibile. Cu toate acestea, dacă știți cum doriți să gestionați anumite mesaje de e-mail, nu este greu să creați și să gestionați propriile reguli.
