Cum să nu mai fax un document din nou

Dispozitivele fax sunt încă în camioane în birouri din întreaga lume. Agențiile guvernamentale, avocații, medici și alte organizații care încearcă să înceapă de multe ori mai au nevoie de faxuri - în cel mai bun caz, este un rău necesar.

Faxul este adesea văzut ca fiind mai sigur decât e-mailul, deși într-adevăr nu este. Aparatele de fax comunică prin linii telefonice fără nici o criptare, iar aparatele de fax sunt ținute adesea în zone aglomerate, unde documentele pot fi cu ușurință prinse de oricine.

Alternative la trimiterea prin fax

Există o mulțime de alternative la fax. Dacă nu sunteți limitat de legi sau deoarece persoana din celălalt capăt vă solicită să utilizați faxul, încercați una dintre aceste alternative:

• Documentele de e-mail: Da, e-mailurile umile pot înlocui multe faxuri. Probabil faxați oricum un document tipărit de pe un computer, deci de ce vă deranjează să folosiți un fax? Atașați fișierul la un e-mail sau doar includeți textul important într-un e-mail în sine.
• Scanare și e-mail: Dacă aveți o mașină fax care funcționează și ca scaner, o puteți utiliza pentru a scana documentele de hârtie în computer ca fișiere PDF. Atașați aceste fișiere PDF la un e-mail pentru a le trimite. Puteți chiar să încercați să utilizați telefonul pentru a scana documentul - sigur, nu va fi cea mai bună calitate, dar am văzut câteva faxuri destul de slabe.
• Încărcați documente: Unele organizații vă pot permite să încărcați aceste fișiere de documente scanate pe web, decât să le trimiteți prin e-mail.
• Utilizați poșta de melc: Mesageria cu melc este o alternativă mai lentă față de fax care este mai rău în multe feluri, dar nu este întotdeauna rău. Dacă nu aveți un aparat fax și documentul nu este urgent, puteți trimite în general un document către majoritatea organizațiilor, în loc să-l trimiteți prin fax. Sigur, trebuie să vă ocupați de sistemul poștal, dar cel puțin nu trebuie să trimiteți prin fax nimic.

Semnează documente fără imprimare

Este posibil să trebuiască să semnați documente și să le trimiteți cuiva, iar odată ce sunt tipărite, este posibil să fiți tentați să le trimiteți prin fax. La urma urmei, alternativa ar fi să imprimați documentul, să îl semnați, să îl scanați înapoi în computer și să îl trimiteți prin e-mail. Mai degrabă decât să-ți pierzi timpul făcând acest lucru, poți folosi software-ul pentru a aplica semnătura reală pe un document de pe computer. Pur și simplu capturați semnătura o dată și va fi stocată ca o imagine pe care o puteți aplica documentelor. Puteți să semnalizați cu ușurință documentele viitoare fără a le imprima.

Dacă aveți o tabletă cu stilou, puteți chiar utiliza stiloul pentru a semna un document direct pe ecran.

Fax un document online

Serviciile de fax online vă permit să trimiteți prin fax un document fără a avea nevoie de un aparat fax propriu sau chiar de o linie telefonică. Utilizați o interfață web pentru a încărca un document și introduceți numărul de telefon al destinatarului. Serviciul însuși are grijă de toate lucrurile de ultima mila, prin trimiterea prin fax a documentului către faxul de la distanță prin intermediul propriilor linii telefonice.

Dacă nu trebuie decât să trimiteți faxuri rareori, aceste servicii vă vor permite să trimiteți câteva pagini aici și acolo fără a cheltui un cent. Dacă trebuie să trimiteți prin fax mai multe documente, este posibil să plătiți ceva - dar va trebui să plătiți oricum un fax și o linie telefonică.

Aceste servicii implică tehnic trimiterea de faxuri, dar cel puțin nu simt că folosesc un aparat de fax vechi și nu necesită un telefon fix.

Primiți un fax online

Primirea unui fax poate fi o durere de cap dacă aveți un birou de acasă. Aparatul Dvs. de fax trebuie să fie aprins și să asculte faxurile tot timpul. Aveți nevoie de o linie dedicată pentru a primi faxuri, astfel încât să nu pierdeți niciun fax atunci când sunteți la telefon. S-ar putea să încercați să solicitați persoanelor să vă trimită un fax la un anumit moment atunci când sunteți sigur că telefonul fix nu este legat.

Mai degrabă decât să faceți față tuturor acestor prostii, cereți-i pe oameni să vă scaneze și să vă trimită documente prin e-mail. De asemenea, puteți utiliza alte instrumente dacă nu doriți să vă bazați pe e-mail - de exemplu, ați putea folosi JotForm împreună cu Dropbox pentru a crea o pagină web unde oamenii ar putea încărca fișiere PDF și ar apărea într-un dosar din Dropbox.

De asemenea, puteți încerca să utilizați un serviciu care vă oferă un număr dedicat de fax și vă permite să primiți faxuri acolo. Acestea costă în general bani - la urma urmei, serviciul de fax trebuie să plătească pentru un număr fix fix de telefon și să-l monitorizeze pentru dvs. eFax oferă 10 pagini gratuite de intrare pe lună, deși acestea nu vă oferă pagini gratuite de ieșire. HelloFax vă permite să trimiteți cinci pagini gratuite, dar asta e tot. Fiecare serviciu de fax online online are o capcană de acest fel - oferta gratuită există pentru a vă atrage, în timp ce trebuie să plătiți pentru cele mai importante caracteristici. Transmiterea faxurilor implică interfața cu telefoanele fax și numerele de telefon fix, iar acest lucru nu este gratuit. De asemenea, este adesea folosită în scopuri comerciale, iar întreprinderile sunt dispuse să cheltuiască bani pentru astfel de lucruri.

Ultima stațiune: Utilizați o mașină fax reală fără a deține unul

Dacă nu doriți să vă ocupați de serviciile online sau poșta de melc și nu aveți deloc de ales decât să trimiteți documentul ocazional ca un fax, există încă o alternativă la cumpărarea propriului aparat fax și utilizarea unui telefon fix. Puteți să vizitați, probabil, un magazin local care oferă copiere și vă vor permite să plătiți câteva cenți pentru a trimite un fax. Acest lucru nu este ideal dacă trimiteți frecvent faxuri, dar dacă trebuie să trimiteți faxuri o dată pe an, aceasta poate fi o opțiune clară.

Desigur, acest lucru presupune utilizarea unui fax. Unele organizații cer doar faxuri și este posibil să nu vă simțiți confortabil încărcarea documentelor extrem de sensibile către un serviciu de fax bazat pe web. Nu puteți face prea multe dacă aveți de-a face cu o organizație care solicită faxuri.

Trimiterea prin fax va continua să fie cu noi încă o vreme, chiar dacă numai din cauza reglementărilor care încurajează organizațiile de îngrijire a sănătății și juridice să continue să utilizeze sistemul de fax mai vechi în locul alternativelor moderne.

Credit de imagine: Abhisek Sarda pe Flickr, povestiri ale unui teatru rătăcitor pe Flickr, AuthenticEccentric pe Flickr