Probabil aveți un text pe care îl scrieți frecvent în documentele Word, cum ar fi adresele. În loc să reintroduceți acest text de fiecare dată când aveți nevoie de el, puteți pune acest text comun într-un singur document Word și îl puteți referi în alte documente - chiar se va actualiza automat în toate documentele dvs. dacă îl schimbați.
Spuneți că doriți să puneți adresa dvs. în subsolul documentelor dvs., dar adresa se schimbă din când în când. Puteți stoca adresa într-un document separat, obișnuit în Word și utilizați un câmp în raport pentru a extrage textul din documentul comun și pentru a actualiza ori de câte ori se schimbă. Îți vom arăta cum să faci asta.
Pentru a începe, creați un nou document Word care va servi ca depozit pentru adresa pe care doriți să o inserați în alte documente Word. Salvați-l într-o locație care va fi accesibilă prin alte documente. De exemplu, nu o salvați pe o unitate de rețea la care nu aveți întotdeauna acces.
Vom folosi marcajele pentru a vă referi la adresa din documentul nostru comun. Tastați șirul de text pe care doriți să îl inserați în alte documente (în cazul nostru, adresa). Creați un marcaj subliniind numele și mergând la Insert> Bookmark și oferindu-i un nume, cum ar fi "Address". Consultați ghidul nostru pentru marcajele din Word pentru informații despre crearea acestora.
Rețineți că numele marcajelor nu pot avea spații. Vă recomandăm să puneți numele marcajului deasupra fiecărui element în fișierul dvs. informativ comun, astfel încât să știți cu ușurință ce nume să utilizați pentru ce element. Acest lucru este util în special dacă intenționați să aveți o mulțime de elemente reutilizabile în acest document comun. În exemplul nostru, am adăugat adresa noastră la documentul informativ comun și am pus numele de marcaj, "Adresa", deasupra elementului.
După ce ați adăugat elementul în documentul dvs. comun, puteți salva și închide. Deschideți documentul în care doriți să inserați adresa și poziționați cursorul acolo unde doriți ca textul să meargă. Pentru exemplul nostru, vom adăuga un subsol și vom introduce adresa acolo.
Vom folosi codul de câmp INCLUDETEXT pentru a face referire la marcajul pe care l-am creat în documentul comun. Pentru aceasta, apăsați "Ctrl + F9" pentru a introduce parantezele pentru codul de câmp.
NOTĂ: Nu puteți introduce numai paranteze normale în jurul codurilor de câmp. Trebuie să utilizați "Ctrl + F9" pentru a introduce tipul corect de paranteze.
Cursorul este plasat automat între paranteze. Tastați următorul text între paranteze, înlocuind calea "" cu calea completă absolută cu cuvântul dvs. obișnuit care conține numele pe care doriți să-l inserați. Înlocuiți "" cu numele de marcaj atribuit articolului în documentul comun.
INCLUDETEXT ""
NOTĂ: Nu introduceți parantezele în codul de câmp.
De exemplu, am introdus următoarele între parantezele codului de câmp:
INCLUDETEXT "C: \ Utilizatori \ Lori \ Documente \ Informații obișnuite \ CommonInformation.docx" Adresa
NOTĂ: Trebuie să utilizați dublu backslashes în cale, ca și noi. De asemenea, asigurați-vă că utilizați citate direct, nu citate inteligente, atunci când tastați codul de mai sus în câmp.
Pentru a obține adresa din documentul comun și ao introduce în codul de câmp pe care tocmai l-ați introdus, faceți clic dreapta pe codul de câmp și selectați "Update Field" din meniul pop-up.
Adresa se afișează în document. Parantezele sunt afișate în continuare în jurul adresei, dacă aveți opțiunea "Afișați marcajele". Din nou, consultați articolul despre marcaje pentru a afla cum să dezactivați această opțiune. De asemenea, codul de câmp ar putea fi umbrite. Cu toate acestea, puteți dezactiva și aceasta.
Dacă doriți să modificați codul de câmp, puteți afișa din nou codul mai degrabă decât rezultatul. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe elementul rezultat și selectați "Toggle Field Codes" din meniul pop-up. Textul pe care l-ați introdus în codul de câmp este afișat din nou și îl puteți edita. Pur și simplu, actualizați câmpul pentru a afișa noul rezultat.
Odată ce ați creat documentul comun, îl puteți folosi pentru a stoca alte elemente pe care le introduceți adesea în documentele Word. Pur și simplu utilizați un câmp separat INCLUDETEXT în documentele dvs. Word pentru fiecare informație pe care doriți să o inserați automat din documentul dvs. comun.
