Microsoft Office salvează metadatele ascunse în documentele Office, inclusiv cât timp lucrați la ele, numele tuturor celor care au lucrat la document, când a fost creat documentul și chiar și versiunile anterioare ale documentului.
Înainte de a publica documentele Office în mod public sau de a le trimite cuiva, probabil că veți dori să verificați ce informații ascunse conține documentul și să eliminați datele sensibile. Aceste metadate pot afecta confidențialitatea dvs. sau pot fi deranjante.
În Office 2013 sau Office 2010, faceți clic pe meniul Fișier, faceți clic pe Info și instrumentul Inspect Document va fi primul și centrul, informându-vă despre informațiile potențial sensibile pe care le conține documentul. Această informație este mai evidentă decât în versiunile mai vechi ale Office, dar este încă ușor de pierdut dacă nu știți că Office adaugă aceste date sensibile documentelor dvs.
În Office 2007, faceți clic pe butonul Office orb pe panglică, indicați Pregătiți și faceți clic pe Inspect Document.
Pentru a vizualiza metadatele ascunse din document, faceți clic pe butonul Verificați pentru probleme, faceți clic pe Inspectați documentul și alegeți tipurile de metadate pentru care doriți să examinați documentul. Puteți lăsa toate opțiunile selectate pentru a examina documentul pentru toate tipurile de metadate.
Faceți clic pe Inspectați, iar Office va examina documentul pentru metadate. Faceți clic pe butonul Eliminați toate lângă un tip de metadate pentru al elimina.
Rețineți că nu veți putea recupera majoritatea acestor metadate după ce ați șters-o. Din acest motiv, Microsoft recomandă crearea unei noi copii a documentului (utilizați caracteristica Salvare ca) înainte de a elimina metadatele și de a publica documentul. Veți avea apoi o copie a documentului cu metadatele. Desigur, dacă nu doriți această metadate, puteți să o eliminați fără să vă faceți griji cu privire la păstrarea unei copii.
Biroul salvează proprietățile documentului, inclusiv detalii precum autorul, subiectul, titlul, data la care ați creat un document, ultima modificare a acestuia și durata lucrării pe care ați lucrat-o. Aceste proprietăți vor conține, de asemenea, numele oricărui șablon pe care l-ați utilizat în timpul creării documentului, anteturilor de e-mail și a altor informații conexe. Acest lucru poate fi potențial jenant - de exemplu, puteți trimite un raport TPS șefului dvs. și spuneți că ați petrecut toată ziua să lucrați singur. Dar metadatele ar putea dezvălui faptul că ați lucrat numai la raportul TPS pentru câteva minute, ați colaborat cu alte persoane și că ați folosit un șablon numit "Template Reportless Report TPS" atunci când l-ați creat. Mai rău, există și alte implicații privind confidențialitatea - poate doriți să publicați un document pe web fără numele asociat cu acesta, dar numele dvs. va apărea în mod implicit în proprietățile documentului.
Antetele, subsolurile, filigranul și textul formatat ca text ascuns ar putea fi de asemenea incluse, dar nu vor apărea dacă faceți o scurtă descriere a documentului. Instrumentul vă arată dacă documentul dvs. conține aceste informații.
Dacă ați colaborat cu alte persoane în timp ce scrieți documentul, acesta va conține și mai multe date. Metadatele vor afișa numele tuturor celor care au lucrat în document, precum și orice comentarii, mărci de revizie, adnotări de cerneală și versiuni anterioare ale documentului. Dacă publicați un document pe care ați lucrat, probabil că doriți să eliminați toate aceste date, decât să le distribuiți.
Din păcate, va trebui să utilizați instrumentul Document Inspector pentru a șterge datele sensibile din fiecare document individual înainte de a le publica sau a le distribui altor persoane. Nu există o metodă integrată pentru a elimina aceste informații din mai multe documente simultan și nici o setare la nivel de Office pentru a împiedica Office să aplice aceste date în documente.
Cu toate acestea, aveți posibilitatea ca Office să elimine automat metadatele de fiecare dată când salvați un fișier. Trebuie să aplicați această setare fiecărui document pe care îl utilizați - este o setare specifică pentru documente, nu o setare la nivel de sistem.
Pentru a împiedica Office să salveze metadatele împreună cu documentele dvs., faceți clic pe meniul Fișier, faceți clic pe Opțiuni și selectați categoria Centrul de încredere. Faceți clic pe butonul Setări centru de încredere și selectați Opțiuni de confidențialitate. Activați opțiunea "Eliminați informațiile personale din proprietățile fișierelor pe care le salvați". Dacă aceasta apare în gri, faceți clic pe butonul Document Inspector de mai jos, executați Inspectorul de documente și eliminați toate informațiile personale ale documentului. Ar trebui apoi să faceți clic pe caseta de selectare.
Rețineți că va trebui să modificați această opțiune pentru fiecare document separat.
Aceste informații pot fi utile, iar unele dintre ele sunt chiar esențiale pentru colaborare sau pentru corporații pentru a urmări cine a lucrat la un document. Dar când este momentul să publicați documentul, probabil că veți dori să eliminați aceste metadate.
