Dacă utilizați foi de calcul Excel pentru a colecta date de la alte persoane, dar găsiți că acestea adesea umple celulele planificate cu informații greșite, validarea datelor poate ajuta.
Acest instrument vă permite să restricționați anumite celule să permită numai datele corect formatate. Dacă cineva intră în ceva care nu ar trebui să fie acolo - cum ar fi "prânz la aeroport" în loc de "15,68 dolari" pe un raport de cheltuieli - Excel respinge intrarea până când o iau drept. Gândiți-vă la aceasta ca pe o cale pasivă-agresivă pentru a vă asigura că oamenii nu vă pierd timpul.
De exemplu, aici este foaia de calcul a raportului de cheltuieli de bază pentru How-To Geek. Să presupunem că dorim să ne asigurăm că oamenii introduc numai anumite valori numerice care sunt formatate ca monedă (adică câteva cifre, urmate de un punct zecimal, urmat de încă două cifre) în anumite celule.
Mai întâi, selectați toate celulele pe care doriți să le restricționați.
Treceți la fila "Date" de pe Panglică, apoi faceți clic pe butonul "Validare date". Dacă fereastra dvs. nu are dimensiune completă și nu puteți vedea etichetele, este vorba de două pictograme orizontale, un marcaj verde și un cerc încrucișat cu roșu.
În fereastra Validare date, în fila "Setări", faceți clic pe meniul derulant "Permiteți". Aici puteți seta un anumit tip de intrare pentru a permite celulelor selectate. Pentru raportul nostru de cheltuieli, vom insista ca utilizatorii să introducă un număr cu două valori zecimale, deci vom selecta opțiunea "Decimal". Puteți, de asemenea, să selectați alte criterii, cum ar fi să vă asigurați că o celulă conține text, o oră sau dată, un text cu o anumită lungime sau chiar validarea ta personalizată.
Orice tip de date selectați în meniul derulant "Permite" modifică opțiunile disponibile în restul filei "Setări". Deoarece dorim o valoare numerică corespunzătoare valutei, setăm meniul derulant "Date" la setarea "între". Apoi, configuram o valoare minimă de 0,00 și o valoare maximă de 10000,00, care este mult mai mult decât suficient pentru a ne acoperi nevoile.
Pentru a le testa, faceți clic pe "OK" pentru a aplica setările de validare și apoi încercați să introduceți o valoare necorespunzătoare. De exemplu, dacă tastăm "clătite" pentru valoarea micului dejun în loc de costul mesei, vom primi un mesaj de eroare.
În timp ce acest lucru îi restricționează pe oameni să introducă numai tipul corect de date, nu le oferă niciun feedback cu privire la tipul de date solicitat. Deci, să stabilim și asta.
Întoarceți-vă la fereastra Validare date (Date> Validarea datelor pe panglică). Aveți două opțiuni aici (și puteți să le folosiți pe amândouă dacă doriți). Puteți utiliza fila "Mesaj de intrare" pentru a avea un sfat al instrumentului pop-up pentru a arăta oamenilor tipul de date pe care îl doriți atunci când selectează o celulă pentru care este activată validarea datelor. De asemenea, puteți utiliza fila "Alertă de eroare" pentru a personaliza eroarea pe care o văd când intră într-un tip greșit de date.
Să trecem mai întâi la fila "Mesaj de intrare". Aici, asigurați-vă că este activată opțiunea "Afișați mesajul de intrare când celula este selectată". Apoi, dați instrucțiunii de introducere un titlu și un text. Așa cum puteți vedea mai jos, făcând clic într-una din celule apare mesajul care lasă oamenii să știe ce se așteaptă.
În fila "Alertă de eroare", puteți personaliza mesajul de eroare pe care îl văd oamenii când intră într-un tip greșit de date. Asigurați-vă că opțiunea "Afișați alerta de eroare după introducerea datelor nevalide" este activată. Alegeți un stil pentru mesajul dvs. de eroare din meniul derulant "Stil". Puteți să mergeți cu o oprire (cercul roșu cu X), Avertizare (triunghi galben cu un semn de exclamare) sau Informații (cerc albastru cu litere mici "i"), în funcție de cât de puternic doriți să se întâmple mesajul.
Introduceți un titlu pentru mesajul dvs., textul mesajului însuși, apoi apăsați "OK" pentru a termina.
Acum, dacă cineva încearcă să introducă date necorespunzătoare, mesajul de eroare este puțin mai util (sau sarcastic, dacă preferați).
Este ceva legat de setarea validării datelor, dar vă poate salva mult mai târziu dacă folosiți foi de calcul pentru colectarea de date de la alte persoane. Este chiar util pentru a preveni propriile greșeli. Și acest lucru este valabil de două ori dacă ați creat formule sau orice fel de sarcini de automatizare care se bazează pe aceste date.
