Puteți salva e-mailurile Outlook, contactele și întâlnirile Outlook ca fișiere individuale. Salvarea acestor elemente vă poate ajuta să le accesați mai repede și ușor mai târziu. Este o modalitate convenabilă de a crea copii de siguranță sau de a distribui anumite mesaje sau de a le face ușor accesibile.
În primul rând, să aruncăm o privire asupra modului de salvare a mesajelor ca fișiere în Outlook. Acest lucru poate fi util dacă doriți o copie de rezervă a e-mailului de pe computer (sau pentru a copia pe alt computer) sau dacă doriți să utilizați mesajul ca șablon pentru viitoarele mesaje mai târziu.
Începeți prin deschiderea mesajului pe care doriți să-l salvați. În fereastra de e-mail, faceți clic pe meniul "Fișier" de pe Panglică.
Selectați comanda "Salvează ca".
În meniul "Salvați ca", navigați la locația pe care doriți să o salvați, apoi introduceți un nume pentru fișier. În mod prestabilit, Outlook o numește cu linia de subiect a mesajului, dar o puteți schimba oricând doriți.
De asemenea, puteți salva un mesaj ca diferite tipuri de fișiere utilizând meniul derulant "Salvați ca tip". Implicit este format Outlook Message Format. Dacă alegeți acest lucru, puteți să faceți dublu clic pe fișier pentru al deschide din nou în Outlook. Dar există și alte câteva opțiuni pe care le puteți alege:
Când ați terminat, faceți clic pe butonul "Salvați".
Și mesajul dvs. este acum salvat ca fișier.
De asemenea, puteți salva e-mailul dvs. ca PDF utilizând imprimanta PDF încorporată în Office. Salvarea ca PDF este o modalitate foarte bună de a salva o copie de rezervă a unui mesaj pe care îl veți putea citi cu toată formatul corect.
În fereastra de mesaj, faceți clic pe meniul "Fișier" de pe Panglică.
Faceți clic pe comanda "Imprimare".
Faceți clic pe meniul derulant "Imprimanta", apoi alegeți opțiunea "Microsoft Print to PDF" (Imprimare în PDF).
Rețineți că dacă aveți o altă aplicație de creare a PDF-urilor instalată pe computer (sau dacă utilizați MacOS), opțiunile de aici ar putea fi diferite. De exemplu, dacă aveți instalat Adobe, veți vedea probabil o opțiune "Adobe PDF". Asta va funcționa la fel de bine.
Apoi, faceți clic pe butonul "Imprimare".
În fereastra "Salvați PDF ca", care se deschide, selectați unde doriți să fie salvat fișierul PDF, tastați un nume de fișier, apoi faceți clic pe butonul "Salvați".
Acum ați salvat e-mailul ca PDF.
Și notați că, din moment ce tipăriți doar la un motor de redare PDF, acel același truc funcționează exact în același mod pentru salvarea oricărui element din Outlook (contacte, întâlniri și așa mai departe) în format PDF.
De asemenea, puteți salva contactele ca fișiere utilizând Outlook. Funcționează aproape la fel ca salvarea mesajelor și poate fi utilă pentru crearea de backup-uri pentru contacte individuale sau pentru mutarea acestora într-un computer nou. Contactele sunt, de asemenea, salvate ca fișiere Vcard (CVF) - un format utilizat de o mulțime de alte aplicații care lucrează cu persoanele de contact. Acest lucru facilitează, de asemenea, transferarea unui contact într-o altă aplicație sau trimiterea informațiilor unui contact unei alte persoane, astfel încât să poată fi importată în orice aplicație pe care o utilizează.
Din fereastra de contact, faceți clic pe "Fișier" de pe panglica principală.
Faceți clic pe comanda "Salvați ca".
În fereastra "Salvează ca", navigați la locul în care doriți să salvați fișierul de contact și schimbați numele dacă doriți.
La fel ca în cazul mesajelor, puteți alege câteva formate de fișier diferite din meniul derulant "Salvați ca tip":
Când ați terminat, faceți clic pe butonul "Salvați".
Ați salvat acum contactul ca fișier.
Și, la fel ca și alte articole din Outlook, puteți să vă salvați și numirile ca fișiere. Deși nu este la fel de util să copiați copiile salvate ale întâlnirilor individuale, Outlook suportă standardul vCalendar, ceea ce înseamnă că puteți să salvați o întâlnire, să o trimiteți altcuiva și apoi să o importați într-o altă aplicație acceptată.
Deschideți întâlnirea pe care doriți să o salvați. În fereastra de întâlniri, faceți clic pe meniul "Fișier" de pe Panglică.
Faceți clic pe comanda "Salvați ca".
Navigați la locul în care doriți să salvați fișierul de întâlniri și apoi dați-i un nume.
La fel ca în cazul mesajelor și al contactelor, puteți alege câteva formate de fișier diferite din meniul derulant "Salvați ca tip":
Selectați dacă doriți să salvați o singură întâlnire sau întregul calendar. Salvarea întregului calendar va salva toate datele din calendarul Outlook actual.
Când ați terminat, faceți clic pe butonul "Salvați".
Și acum ați salvat cu succes întâlnirea sau calendarul.
