Chiar dacă e-mailul este în declin în popularitate, dând loc la mai multe mijloace instantanee de comunicare online, este totuși o componentă vitală pentru repertoriul profesional al majorității oamenilor. Dar eșuat, e-mailul poate ieși rapid din mână, motiv pentru care este important să folosiți reguli și filtre.
Regulile Apple Mail vă permit să acordați prioritate ceea ce este important în timp ce eliminați ceea ce nu este. O schemă de reguli bun va reduce rapid aglomerația de e-mail, oferindu-vă, în același timp, o șansă de a răspunde la mesajele prioritare într-un timp mai îndelungat.
Apple Mail face o setare rapidă a regulilor, permițându-vă să depuneți fișiere, să semnalizați și să vă anunțați mesaje noi, astfel încât să nu căutați în mod constant acest mesaj important de la seful sau colegul dvs.
Pentru a configura reguli, trebuie mai întâi să deschideți preferința Apple Mail, care se face selectând meniul Mail și apoi "Preferințe" sau utilizând combinația Comandă +, tastatură.
În preferințe, faceți clic pe ultima filă din dreapta, "Reguli" și apoi faceți clic pe "Adăugați regula".
Pentru acest exemplu, vom configura o regulă pentru a direcționa un e-mail de la un anumit expeditor către o anumită cutie poștală. Înainte de a face acest lucru, cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că căsuța poștală este deja configurată. Dacă nu este, atunci putem să faceți clic pe meniul "Căsuță poștală" și să selectați "New Mailbox ..." din selecțiile din meniu. Acum, alegeți locul în care doriți să locuiți noua cutie poștală și dați-i un nume adecvat. (În cazul meu, o numesc "Lowell", unde toate mesajele de la șeful meu vor merge.)
Înapoi în preferințele noastre de reguli, vom construi noua regulă, care va fi foarte simplă. Expeditorul în cauză - șeful meu - are două adrese de e-mail pe care le utilizează în mod obișnuit, așa că vom include atât în regula noastră, pentru a ne asigura că orice e-mail care vine de la fiecare adresă este direcționat către noua noastră căsuță poștală.
Pentru a adăuga o altă adresă de e-mail, trebuie să faceți clic pe semnul "+", aceasta va adăuga un câmp suplimentar pentru o altă adresă de e-mail. Cu această nouă regulă,orice mailul care vine din fie adresa de e-mail va fi mutat la cutia poștală specifică. Aceasta înseamnă că va sări peste căsuța de e-mail, așa că trebuie să ne asigurăm că verificăm frecvent căsuța poștală pentru a ne asigura că nu pierdem nimic.
Din păcate, nu puteți folosi regulile Boolean cu e-mail, deci fiecare parte a regulii pe care ați configurat-o va avea nevoie de un element propriu. Ar fi ușor să utilizați operatorul "OR" în regula noastră atunci când specificăm fie adresa de e-mail, dar nu putem - fiecare trebuie să aibă propria linie.
Dacă vrem să ne asigurăm că toate mesajele de la acest expeditor rămân în căsuța de e-mail, dar sunt încă depuse la noua cutie poștală, am putea schimba regula astfel încât acestea să fie copiate în loc să fie mutate. Acesta este doar un exemplu simplu, așa că să încercăm ceva mai complex. Spuneți că vrem să stabilim o regulă care să semnaleze anumite mesaje, să le direcționeze către o cutie poștală specială și să redirecționeze o copie către o altă adresă de e-mail. Iată cum am face acest lucru:
Deci, cu această regulă, mesajul va fi copiat în folderul cu cutie poștală importantă, fundalul va fi umbrit în roșu și va fi redirecționat într-un cont separat de poștă electronică. Am putea continua să adăugăm criterii în regula noastră, dar, probabil, obțineți ideea.
Acestea sunt un fel de distracție, așa că hai să încercăm încă unul și să-l facem puțin mai mult. În această regulă, se întâmplă tot felul de lucruri.
În primul rând, în cazul în care subiectul sau conținutul mesajului nostru conține cuvintele "derby derulator", atunci mesajul va fi mutat într-un dosar special. La primirea acestui mesaj, Mail ne va anunța redând un sunet, ne va trimite o notificare și vom sări pe pictograma din Dock. În cele din urmă, acesta va schimba fundalul la roz și îl va marca cu un steag verde.
Asta pare a fi o mulțime pentru un anumit tip de mesaj, dar dacă chiar vrei să știi când vine ceva, poți să te asiguri că poșta electronică te va avertiza.
Înainte de a ne termina, aruncăm o privire la preferințele noastre pentru reguli încă o dată, deoarece există câteva funcții destul de valoroase pe care le puteți folosi.
Ori de câte ori o regulă este "activă", în căsuța din dreptul acesteia se va marca un marcaj. Dacă doriți să dezactivați o regulă, devenind astfel inactivă, trebuie doar să o debifați. Acest lucru nu va elimina regula, deci dacă doriți să o păstrați și să suspendați utilizarea acesteia pentru o perioadă, atunci dezactivați-o. Funcția "Editați" este astfel încât să vă puteți întoarce și să modificați orice regulă atunci când este necesar. Alternativ, puteți să faceți dublu clic pe orice regulă pe care doriți să o modificați.
Butonul "Duplicate" poate fi util din când în când când doriți să replicați o regulă încă o dată, cu doar câteva modificări minore, dar nu doriți să îl creați de mai multe ori.
În cele din urmă, dacă trebuie să ștergeți o regulă, faceți clic pe butonul "Eliminați" sau selectați regula și apăsați butonul "Șterge" de pe tastatură.
Dacă aveți mai multe conturi de poștă electronică, setarea regulilor este cu siguranță o modalitate excelentă de a rotunji toate mesajele dvs. în locuri frumoase și îngrijite, astfel încât nimic nu este ratat sau pierdut în amestec. Nu trebuie să fii expert să le folosești. Mail-ul face foarte ușor să configurați chiar și câteva reguli simple, astfel încât să puteți găsi mesaje importante în doar câteva clicuri. Odată ce ați luat legătura cu el, probabil veți crea reguli și mai complexe care depășesc ceea ce v-am arătat astăzi aici.
