Mergând din birou în curând și trebuie să configurați un In afara serviciului, Departe sau Concediu de odihna mesaj în Outlook? Ai crede că ar fi foarte ușor, dar, din păcate, nu este! Există de fapt două moduri de a crea un răspuns automat și depinde de faptul dacă Outlook este autonom sau utilizând Microsoft Exchange.
Dacă sunteți într-un mediu corporativ și Outlook este conectat la MS Exchange, setarea unui răspuns în afara biroului este de fapt foarte ușoară. Să trecem mai întâi prin această metodă și apoi vom discuta cum să faceți acest lucru dacă nu utilizați Exchange.
În Office 2007 și mai devreme, mergeți la Unelte și faceți clic pe Asistent în afara biroului. Rețineți că acest lucru ar trebui să existe automat în Outlook 2003 și Outlook 2007 atunci când se utilizează Exchange. Dacă nu vedeți opțiunea, nu utilizați Exchange.
În Office 2010 și Office 2013, trebuie să faceți clic pe Fişier , apoi Info și veți vedea un buton numit Răspunsuri automate (în afara funcției).
În Office 2007 și mai recent, faceți clic pe Sunt în prezent în afara biroului butonul radio și introduceți mesajul în Răspuns automat cutie.
Mergeți și puneți data la care veți ieși și introduceți orice informații de contact în caz de urgență etc. Dacă faceți clic pe OK, toată lumea va primi acest mesaj până când veți reveni la acest dialog și îl veți schimba Sunt în prezent în birou.
De asemenea, puteți adăuga reguli la mesajele primite în timp ce vă aflați în afara biroului făcând clic pe Adăugați o regulă. Acest lucru este util dacă doriți să efectuați anumite acțiuni asupra e-mailurilor provenite de la persoane diferite. De exemplu, dacă primiți un e-mail de la un client, vă recomandăm să îl trimiteți la telefon sau să răspundeți cu un alt șablon de e-mail decât cel folosit pentru angajații interni. Dacă nu știți cum să utilizați regulile, citiți postarea mea anterioară despre modul de creare a regulilor Outlook.
În Outlook 2010 și 2013, este ceva diferit. Când faceți clic pe Răspunsuri automate, veți obține un dialog de tip pop-up ca cel prezentat mai jos.
Selectează Trimiteți răspunsurile automate și apoi verificați Trimiteți numai în acest interval de timp dacă știți exact datele pe care le veți pierde. Dacă lăsați-o necontrolată, va lăsa pur și simplu răspunsul automat până când vin și selectați manual Nu trimiteți răspunsuri automate.
Ce este, de asemenea, cool despre această versiune este că puteți avea un set de răspuns automat separat pentru persoanele din interiorul și persoanele din afara organizației dumneavoastră. Din nou, ca și în versiunile anterioare de Office, faceți clic pe reguli dacă doriți să adăugați excepții la răspunsul automat.
Deci, acest lucru este minunat dacă aveți Outlook cu Exchange, dar dacă nu aveți acces la acesta Asistent în afara biroului sau Răspunsuri automate? Există o modalitate prin care puteți să EMULAȚI asistentul de birou, prin crearea unei reguli de răspuns automat, împreună cu un șablon de birou. Iată pașii de mai jos.
Pasul 1: Mai întâi creați un mesaj nou în Outlook ca și cum ați scrie cineva cu un e-mail. Nu puneți nimic în cutiile TO sau CC. Introduceți mesajul de e-mail departe și puneți și subiectul.
Faceți clic pe butonul Microsoft Office sau pe Fişier în versiunile mai noi ale Office și alegeți Salvează ca. În caseta combo Save as type, selectați Șablonul Outlook. Introduceți un nume, cum ar fi Răspuns din afara biroului în Nume de fișier caseta și faceți clic pe Salvați.
Pasul 2: Acum, trebuie doar să creăm o regulă și să îi spunem Outlook să utilizeze noul șablon de e-mail pe care tocmai l-am creat. Pentru Office 2007, faceți clic pe Unelte meniu și mergeți la Reguli și alerte.
În Office 2010 și 2013, faceți clic pe Acasă apoi faceți clic pe reguli apoi faceți clic pe Gestionați regulile și alertele.
Click pe Noua regulă sub Reguli de e-mail pentru a crea o nouă regulă Outlook.
Sub secțiunea Porniți de la o regulă necompletată, continuați și faceți clic pe Verificați mesajele când sosesc în versiunile mai vechi de Office sau Aplică regulă pentru mesajele pe care le primesce în versiuni mai noi de Office, apoi faceți clic pe Următor →.
În continuare, va trebui să alegeți condițiile care, dacă vreți, pe care doriți să le verificați. În cazul răspunsurilor automate în afara biroului, în mod normal nu verific nimic, deoarece vreau să se aplice la orice e-mail pe care îl primesc.
Faceți clic pe Următorul și apoi pe acţiuni, bifați caseta care spune "Răspundeți utilizând un șablon specific"Și apoi în cea de-a doua casetă de text din partea de jos, faceți clic pe link-ul care spune o temperatură specificătârziu.
Acum, selectați șablonul pe care l-ați creat mai devreme din lista de șabloane. Dacă nu vedeți șablonul dvs., faceți clic pe Uită-te în caseta de combo și alegeți Utilizați șabloane în sistemul de fișiere.
Clic Deschis apoi faceți clic pe finalizarea. Acum, de fiecare dată când primiți un nou e-mail, un răspuns automat va fi trimis utilizând șablonul de răspuns automat. Outlook își amintește de cine trimite și mesajele și le va trimite o singură dată pe fiecare adresă de e-mail.
Pentru a o dezactiva, trebuie să reveniți la Reguli și Avertizări și să debifați caseta de lângă regula. De asemenea, trebuie să vă asigurați că Outlook este deschis pe computer înainte de a pleca, pentru ca acesta să trimită răspunsurile auto! Dacă aveți întrebări, nu ezitați să lăsați un comentariu. Bucurați-vă!
