Este întotdeauna o tragedie teribilă când cineva pierde ceva important pe care lucra, pentru că nu și-a salvat documentul în mod corespunzător. Acest lucru se întâmplă mai des decât v-ați gândi la utilizatorii Excel și Word!
Din fericire, Microsoft a adăugat o mulțime de caracteristici în ultimele versiuni care ajută la reducerea șanselor de a pierde date din cauza unor accidente, întreruperi de energie, ștergeri accidentale etc. O caracteristică se numește AutoRecover și cea de-a doua caracteristică, se numește AutoBackup.
În acest articol, voi vorbi despre cum să configurați ambele opțiuni astfel încât datele dvs. să fie cât mai sigure posibil. Aș dori, de asemenea, să menționez că cele mai recente versiuni de Office vă permit să salvați documentele direct în OneDrive, ceea ce este o opțiune bună de luat în considerare, deoarece veți putea să accesați munca dvs., chiar dacă hard disk-ul dvs. nu reușește.
Funcția de recuperare automată este activată implicit și salvează automat documentul într-o locație temporară după un interval de timp stabilit. Pentru a vedea setările de recuperare automată, faceți clic pe Fişier și apoi Opțiuni.
Click pe Salvați în meniul din stânga și veți vedea opțiunea AutoRecoperare în secțiunea de sub Salvați registrele de lucru.
În mod implicit, informațiile despre AutoRecover sunt salvate la fiecare 10 minute. În plus față de interval, Excel trebuie să fie inactiv pentru 30 de secunde înainte ca datele să fie salvate. De asemenea, informațiile salvate automat sunt salvate în AutoRecover locația fișierului enumerate aici. Deci, cum funcționează? De fapt, să presupunem că aveți o foaie de lucru ca cea de mai jos și ați salvat-o.
Acum, să adăugăm următoarele date în foaia de calcul Excel și să aștepte aproximativ 10 minute fără a salva documentul. Deoarece intervalul de recuperare automată este setat timp de 10 minute, trebuie să așteptați cel puțin o lungă perioadă de timp pentru ca datele să fie salvate.
În cazul meu, am simulat un accident Excel prin deschiderea managerului de sarcini și uciderea procesului Excel. După aceasta, am redeschis Excel și am văzut imediat o opțiune numită Afișați fișierele recuperate.
Dacă faceți clic pe aceasta, va aduce o listă de fișiere Excel care pot fi recuperate. În cazul meu, a avut fișierul original, care avea date doar în A1 și A2, și avea de asemenea fișierul AutoRecovered, care conținea datele pe care nu le-am salvat pe disc.
Dacă faceți clic pe oricare dintre elementele din listă, se va deschide o altă instanță din Excel, care va afișa datele din respectivul fișier. În general, aceasta este o caracteristică foarte utilă pentru acele momente în care nu ați salvat toată munca dvs., dar Excel se termină în mod neașteptat.
Principalul dezavantaj al acestei caracteristici este că datele AutoRecover sunt stocate pe același hard disk ca și fișierul dvs., deci dacă se întâmplă ceva cu unitatea hard disk, totul va dispărea. Puteți schimba locația în setările de mai sus la o unitate de disc separată sau chiar la o locație de rețea, pe care o recomand foarte mult.
Rețineți că informațiile despre AutoRecover sunt șterse automat de către Excel în următoarele situații:
Deci, de fiecare dată când salvezi fișierul, scapă de datele AutoRecover. În plus, dacă renunțați manual la Excel și alegeți să nu salvați datele, acesta va șterge datele AutoRecover. Țineți minte acest lucru când utilizați această funcție. Dacă sunteți un utilizator Excel greu, aș sugera să setați intervalul de recuperare la ceva de genul 2 sau 3 minute în loc de 10.
O altă caracteristică pe care mulți oameni nu o știu cu adevărat este AutoBackup. Pentru a le folosi, trebuie mai întâi să vă salvați fișierul pentru a ajunge la Salvați căsuță de dialog. Dacă aveți deja un document salvat Excel, mergeți la Fişier și apoi Salvează ca și alegeți o locație. Când faci asta, o să aduci Salvează ca dialog.
În caseta de dialog, faceți clic pe Unelte care este în partea stângă a butonului Salvați buton. Veți vedea câteva opțiuni, dintre care unul Optiuni generale. Când faceți clic pe aceasta, va apărea o fereastră mică cu mai multe opțiuni.
Continuați și verificați Creați întotdeauna copii de rezervă cutie. Faceți clic pe OK și acum când salvați fișierul, va fi creat un fișier de copiere de rezervă Excel cu extensia .XLK. Rețineți că prima dată când faceți acest lucru, fișierele vor fi exact aceleași. Dacă modificați fișierul original și apoi îl salvați din nou, fișierul de rezervă va rămâne în continuare același (datele originale). A treia oară când o salvați, fișierul de rezervă va fi actualizat cu informații până la a doua salvare.
În principiu, fișierul de rezervă este întotdeauna o versiune în spatele versiunii curente. Deci, dacă ați făcut o grămadă de modificări, ați salvat fișierul și apoi v-ați dorit să vă întoarceți la versiunea care nu a avut acele modificări, ați putea să deschideți fișierul de rezervă.
Fișierul este salvat în aceeași locație ca și fișierul original și nu pare să existe o modalitate de a schimba acest lucru. Această caracteristică nu adaugă o mulțime de siguranță documentului dvs., dar este bine în anumite circumstanțe.
Activarea acestor funcții de salvare și recuperare în Excel vă va salva de la pierderea unor date importante. Este întotdeauna o opțiune bună de a utiliza spațiul de stocare în cloud (cum ar fi OneDrive) ca o plasă suplimentară de siguranță în cazul în care calculatorul dvs. nu reușește catastrofal. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să comentați. Bucurați-vă!
