Dacă ne spuneți că e-mailul a scăzut de la modă, vă rugăm să consultați căsuțele primite. Fiind capabil să sorteze și să organizeze mizeria mesajelor care sosesc zilnic este destul de importantă pentru menținerea sănătății la locul de muncă.
Nu e vorba de spam. Spamul mai există, un fapt enervant al vieții, dar există modalități de a face față acestei situații. Este distracția altor e-mailuri pe care le primim - actualizări despre software, invitații la evenimente, liste de discuții la care ne-am abonat, dar nu ne amintim niciodată să vă dezabonați - toate necesită un fel de organizare, sortare și trimitere a mesajelor la locul potrivit , fie că este vorba despre un dosar desemnat sau despre coșul de gunoi.
Am vorbit destul de puțin despre Outlook, inclusiv despre elementele de bază ale e-mailului, cum ar fi compunerea și trimiterea, modalitățile de a adăuga și primi atașamente, precum și importul de contacte și gestionarea agendelor de adrese. Vrem să ne îndreptăm acum atenția spre imaginea mai largă, concentrându-ne pe gestionarea inbox-urilor.
Outlook are o multitudine de caracteristici construite pentru a vă ajuta să filtrați corespondența în locurile sale corespunzătoare. Pentru a începe, dacă faceți clic dreapta pe un mesaj sau pe un mouse până la Panglică, veți observa că există o funcție numită Pași rapizi.
Dacă îl extindem din Panglică, putem vedea această caracteristică în întregime.
Primul lucru pe care trebuie să-l amintiți este faptul că pașii rapizi sunt în general reguli (există o caracteristică numită Reguli, pe care o vom discuta în scurt timp). Cel de-al doilea lucru pe care trebuie să-l amintiți este că, spre deosebire de regulile care funcționează în spatele scenei fără intrarea dvs., pașii rapizi se bazează pe contribuția dvs. la lucru.
Primul lucru pe care îl veți face este selectarea pasului rapid pe care doriți să îl creați. Să facem o simplă pentru a ilustra punctul nostru de vedere.
În acest pas rapid, selectăm un mesaj pe care îl considerăm diferit și dați clic pe pasul rapid, care va muta mesajul în dosarul Misc și va marca mesajul ca citit.
Dacă faceți clic pe butonul "Opțiuni", puteți vedea modul în care este construit Quick Step și îl puteți edita, de exemplu, adăugând sau eliminând părți în sau din acesta.
De exemplu, în această captură de ecran, puteți elimina pasul în care mesajele sunt marcate ca Citite, astfel încât totul este mutat în folderul Miscellaneous, dar starea sa rămâne neschimbată.
Așa funcționează pașii rapizi, am putea petrece un pic de timp, arătându-vă diferite moduri în care pot fi create și implementate, dar vrem să trecem la Reguli pentru a ilustra diferența.
După cum am menționat, pașii rapizi sunt ceva în care acționați în timp ce regulile funcționează automat, în spatele scenei, în funcție de criteriile pe care le specificați. Când faceți clic pe butonul "Reguli", trebuie să alegeți "Creare regulă ..." din lista derulantă.
Condițiile primare pentru crearea regulilor sunt destul de fundamentale și este posibil să nu aveți nici măcar nevoie să vă dați de vreo opțiune avansată, deci să mergem mai departe și să examinăm câteva din aspectele mai simple ale acestora.
În următoarea imagine, puteți vedea că puteți direcționa e-mailuri de la anumiți expeditori sau în funcție de subiect sau de către cine este trimis. De acolo, aveți posibilitatea ca Outlook să vă avertizeze vizual și / sau cu un sunet. De asemenea, puteți să mutați mesajul într-un anumit dosar, care, spre deosebire de utilizarea unui pas rapid, s-ar întâmpla fără intrarea dvs.
Dacă faceți clic pe butonul "Creați regula", veți vedea următorul dialog de expert.
De asemenea, puteți să dați clic pe "Regula nouă" din fereastra Reguli și alerte.
Procedând astfel, se va deschide prima fereastră Expert reguli, care vă va urmări prin proces.
Regulile sunt surprinzător de necomplicate dacă știți deja ce doriți să faceți regula. Faceți clic pe "Opțiuni avansate ..." și veți vedea ce înțelegem. Nu numai că veți vedea opțiunile de pe ecranul de bază a regulilor de creare, veți găsi o lume cu totul nouă de alte reguli pe care le puteți utiliza.
Imaginați-vă apoi că luăm pasul rapid pe care l-am creat mai devreme și dorim să-l transformăm într-o regulă. Dorim să selectăm criteriile noastre din opțiunile afișate mai sus și apoi să dăm clic pe "Următorul". În acest caz, vom muta poșta care este trimisă în contul nostru How-To Geek.
În ecranul următor, alegeți opțiunea "mutați într-un dosar specificat" și apoi în partea de jos faceți clic pe link-ul subliniat "mutați-l în dosarul specificat". Apoi vom fi afișați opțiuni care ne vor permite să redirecționăm corespondența către orice dosarul pe care îl alegem, care în acest caz este "Diverse".
După ce faceți clic pe "Următorul", veți fi întrebat dacă există excepții de la această regulă nouă. Dacă nu există, puteți să faceți clic pe "Următorul" și veți trece la ecranul final, unde vi se va cere să vă denumiți noua regulă, dacă doriți să o activați, să o rulați la finalizarea acesteia și, în final , veți putea să o examinați.
Asta este, faceți clic pe "Finalizați" și sunteți bine să mergeți. Puteți vedea această regulă dând clic pe butonul "Reguli" și apoi pe "Gestionați regulile și alertele" din selecțiile derulante.
Vă puteți întoarce oricând să vă schimbați regula, să adăugați altele noi, să faceți copii, să ștergeți și alte funcții. Nu uitați, dacă doriți să păstrați o regulă, dar nu doriți ca ea să ruleze tot timpul, puteți debifa doar cutia mică de lângă ea.
Dacă doriți să aflați mai multe despre mutarea automată a mesajelor către un anumit dosar, vă recomandăm să citiți acest articol.
Veți primi o mulțime de e-mailuri pe care nu le doriți sau nu le doriți, indiferent dacă este vorba de un părinte exuberant sau chiar de spam, păstrându-vă cămășuirea personalizată și bine îngrijită va fi o mare provocare dacă nu știți cum să utilizați instrumentele de care aveți la dispoziție.
După cum puteți vedea vizibil afișat pe Panglică, există o secțiune dedicată în întregime ștergerii lucrurilor, cel mai notabil fiind marele buton "Șterge" și gigantul său X.De asemenea, puteți să selectați pur și simplu un mesaj sau un grup de mesaje și să faceți clic pe acel buton sau să atingeți "Delete" de pe tastatură.
Să examinăm secțiunea Ștergere un pic mai mult și să vedem ce altceva poate oferi. În primul rând, apare butonul "Ignoră".
Ce face Ignoră? Când selectați un mesaj sau o conversație și dați clic pe "Ignorați", apare o casetă de dialog.
Diferența dintre acest lucru și ștergerea pur și simplu a unei conversații este că ignorarea acesteia se va aplica acestui mesaj și tuturor mesajelor viitoare, ceea ce înseamnă că, dacă sunteți pe o listă de discuții, iar respondenții continuă să răspundă la toate, nu le veți mai vedea, ceea ce este destul de util .
Cealaltă opțiune notabilă este funcția Clean Up. Dacă faceți clic pe butonul "Curățare", veți declanșa un meniu drop-down cu următoarele opțiuni
Oricare ar fi opțiunea pe care o alegeți, veți vedea un dialog care oferă același rezultat, toate mesajele redundante vor fi trasate.
Dacă dați clic pe butonul "Setări", veți fi chemați la opțiunile Conversație de curățare. După cum puteți vedea, puteți utiliza funcția Clean Up pentru a arhiva conversațiile vechi și redundante într-un alt dosar, ceea ce este probabil cea mai utilă opțiune aici. Este adesea mai bine să arhivați pur și simplu lucruri decât să le ștergeți, doar în cazul în care trebuie să vă referiți la acestea mai târziu.
În timp ce aceste caracteristici sunt minunate și vedem meritul evident în ele, ele nu vor avea un efect prea mare asupra acelei necinstiți a scurgerilor din mesajele primite: spam.
Spamul nu obține aceleași titluri pe care le-a făcut odată, pentru că, în cea mai mare parte, filtrele moderne de spam fac o treabă destul de bună pentru a pune totul în pericol. Dacă utilizați Gmail sau alte servicii de poștă electronică, probabil că nu vedeți prea multe, ceea ce nu înseamnă că nu există, mai ales dacă faceți greșeala de a accepta o companie să vă împărtășească adresa cu partenerii de marketing sau faceți clic pe caseta greșită și vă înscrieți în mod eronat pentru a vă afla pe o listă de distribuție.
Ideea este că spam-ul se întâmplă, dar Outlook vă oferă modalități de a păstra în mare parte controlul cu filtrele junk. Când primiți un mesaj care este în mod clar junk sau spam, puteți selecta acest mesaj, apoi faceți clic pe butonul "Junk" pentru o listă cu opțiuni. Pentru mesajele nedorite, veți alege "Blocare expeditor", dar pentru orice altceva, veți dori să ajustați opțiunile de e-mail nedorită.
Cu cât este mai restrictiv nivelul dvs. de filtrare, cu atât este mai mare șansa de a fi filtrate din greșeală ceva ce vreți sau doriți să vedeți. Dacă se întâmplă acest lucru, va trebui să tratați mesajele e-mail afectate utilizând opțiunile pe care le vedeți în captura de ecran anterioară.
Este o idee bună să petreceți ceva timp explorând opțiunile de e-mail nedorită. Puteți seta lista albă de la anumiți expeditori și anumiți destinatari, blocând în mod explicit expeditorii pe care îi știi că nu aveți încredere.
Păstrarea în căsuță poștală înclinat și medie are nevoie de dedicare și atenție la detalii. Pentru a fi sincer, câteva reguli bine concepute pot compensa o mulțime de lucruri, dar vor exista mereu noi provocări. Amintiți-vă aceste instrumente - pași rapizi, reguli, ignoranți și filtre nedorite - și veți fi pe cale să vă îmblânziți mesajele de poștă electronică.
Să auzim de la tine acum. Spuneți-ne despre propriile pași rapizi și reguli, sau despre modul în care gestionați spamul. Forumul nostru de discuții este deschis, astfel încât să ne împărtășiți comentariile și întrebările.
