Dacă vă îndreptați în afara orașului, ați putea dori să puneți o notă în e-mailul dvs. pentru a permite oamenilor să știe că nu veți fi disponibili sau să vă contactați pe altcineva în timp ce vă aflați departe.
Majoritatea serviciilor de e-mail oferă o modalitate de a trimite un răspuns automat la mesajele primite atunci când nu sunteți disponibil pentru a vă verifica e-mailul. Iată cum să configurați un răspuns responder pentru cele mai populare servicii de e-mail.
Când vine vorba de configurarea unui răspuns responder, vă aflați într-unul din puținele ambarcațiuni:
Vă vom arăta cum să configurați un răspuns responder în Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (pentru conturile Microsoft), Outlook.com, Outlook pentru Windows (pentru conturile IMAP și POP3), Exchange și chiar în Apple Mail for Mac (pentru conturile IMAP și POP3).
Pentru cei dintre dvs. care au o adresă Gmail sau chiar pentru a rula o companie mică care utilizează Google Apps, setarea unui răspuns resp. În Gmail este simplă. Conectați-vă doar la contul dvs. Gmail, dați clic pe meniul Setări din colțul din dreapta sus al ecranului și selectați Setări. Când pagina Setări se deschide pe o filă nouă, derulați în jos până când vedeți o secțiune numită Respondent vacanță. Opțiunile sunt foarte intuitive. Trebuie doar să activați răspunsul vacant, să selectați prima zi și ultima zi (dacă este cazul) și să introduceți un subiect și un mesaj. Dacă nu doriți ca răspunsul la concediu să vină la cineva care vă trimite un e-mail, bifați caseta "Doar trimiteți un răspuns persoanelor din contactele mele" pentru a permite ca răspunsul la vacanțe să apară numai persoanelor din lista dvs. de persoane de contact Google.
Pentru a configura un răspuns de vacanță în Yahoo Mail, deschideți un browser și conectați-vă la contul Yahoo Mail. Apoi, dați clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al ferestrei browserului și faceți clic pe "Setări" din meniul derulant. În caseta de dialog Setări, dați clic pe "Rezultatul călătoriei" din lista opțiunilor din stânga și bifați caseta "Activați răspunsul automat în timpul acestor date (inclusiv)". Alegeți datele De la și Până la introducerea răspunsului automat pe care doriți să-l trimiteți. Dacă doriți un răspuns diferit trimis unui sau mai multor domenii specifice, bifați opțiunea "Răspuns diferit la e-mailuri dintr-un anumit domeniu", introduceți domeniile și introduceți mesajul care va fi trimis către e-mailuri din acele domenii.
De asemenea, Yahoo vă permite să aveți răspunsuri diferite prin e-mail, pe baza cărora se adresează. Trebuie doar să bifați caseta de selectare "Răspuns diferit la e-mailuri dintr-un anumit domeniu" și să adăugați domenii de e-mail pentru care doriți un răspuns diferit.
Faceți clic pe "Salvați" în partea de jos a casetei de dialog Setări când ați terminat. Răspunsul la vacanțe va fi trimis automat în timpul datelor specificate.
Windows 10 Poșta numai vă permite să configurați răspunsuri de vacanță pentru conturile de e-mail Microsoft, inclusiv conturile outlook.com, live, com, hotmail.com și Office 365. Pentru a configura răspunsul la vacanțe în Windows 10 Mail, deschideți aplicația și faceți clic pe pictograma roată din colțul din stânga-jos al ferestrei. Apoi, dați clic pe "Răspunsurile automate" din panoul Setări care se afișează în partea dreaptă și selectați contul pentru care doriți să trimiteți răspunsurile automate din meniul derulant "Selectați un cont". Faceți clic pe butonul glisant "Trimiteți răspunsurile automate", astfel încât acesta devine gri închis și citește Pornit. Introduceți mesajul pe care doriți să îl trimiteți ca răspuns automat în caseta de sub butonul glisant. Dacă doriți ca răspunsul să fie trimis numai persoanelor din lista dvs. de contacte, bifați caseta "Trimiteți răspunsurile numai la contactele mele". Puteți configura răspunsurile automate pentru toate conturile acceptate din Poștă, dar trebuie să faceți acest lucru separat pentru fiecare.
Pentru a configura un răspuns automat pe Outlook.com, accesați http://www.outlook.com în browser-ul dvs. preferat și conectați-vă la contul de e-mail Microsoft de la care doriți să trimiteți un răspuns automat. Apoi, dați clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al paginii Outlook.com și selectați "Răspunsuri automate" din meniul derulant. Faceți clic pe "Trimiteți răspunsurile automate" în panoul care se glisă în partea dreaptă a ferestrei. Setați ora de începere și ora de încheiere și introduceți mesajul pe care doriți să îl trimiteți în mod automat. Selectați orice alte opțiuni doriți, cum ar fi dacă doriți ca răspunsurile automate să fie trimise numai persoanelor din lista dvs. de contacte sau tuturor celor care vă trimit e-mailuri.
După ce terminați setarea răspunsului automat, faceți clic pe "OK" în partea de sus a ferestrei. Mesajul dvs. personalizat va iese automat în perioada de timp stabilită ca răspuns la e-mailurile primite care corespund cerințelor pe care le-ați setat.
NOTĂ: Puteți utiliza Outlook.com numai cu Microsoft email accounts-live.com, outlook.com, hotmail.com și msn.com.
Dacă sunteți conectat (ă) la un server Microsoft Exchange (de obicei, la locul de muncă), veți putea profita de Asistentul Out Of Office, care este același lucru ca un Responder de vacanță. Pentru a seta acest lucru, faceți clic pe fila "Fișier" pentru a accesa vizualizarea în culoar și faceți clic pe butonul "Răspunsuri automate".
De aici, instalarea unui răspuns responder este destul de ușoară.Trebuie doar să dați clic pe opțiunea "Trimiteți răspunsurile automate" și să bifați caseta "Doar trimiteți în acest interval de timp" dacă doriți să limitați răspunsurile automate la un anumit interval de timp. Selectați datele și orele "Ora de începere" și "Data de încheiere". Apoi, puteți introduce un mesaj pentru a fi trimis "În interiorul organizației mele" sau "În afara organizației mele" sau ambele.
Dacă nu sunteți conectat (ă) la un server Exchange la locul de muncă, dar poate folosiți Outlook la domiciliu, puteți seta un răspuns responder direct prin Outlook. Cu toate acestea, aceasta funcționează numai dacă PC-ul rămâne în funcțiune în timp ce sunteți plecat, deci este mai bine să verificați și să vedeți dacă contul dvs. de e-mail acceptă persoanele care au răspuns la serviciul webmail. Dacă nu, Outlook va face într-un vârf.
Pentru a configura un răspuns responder în Outlook pentru Windows, trebuie mai întâi să configurați un șablon de e-mail cu mesajul pe care doriți să îl trimiteți. Pentru a crea un șablon de e-mail, creați în mod esențial un nou mesaj de e-mail, introduceți mesajul pe care doriți să-l salvați (fără Do, Cc, Bcc sau Subiect), apoi salvați mesajul ca un șablon Outlook. După ce ați creat șablonul de e-mail, creați o regulă care va trimite automat șablonul de e-mail la e-mailurile primite în timpul unui anumit interval de date.
Acum, când cineva vă trimite un e-mail, șablonul pe care l-ați selectat va fi automat trimis la ele în intervalul de timp specificat.
Apple Mail nu are o funcție integrată pentru răspunsurile din birou, dar puteți seta una sau mai multe reguli pentru a trimite automat răspunsurile personalizate la e-mailurile primite pentru orice cont IMAP sau POP3 pe care l-ați adăugat la aplicație. Pentru a configura un răspuns din oficiu pentru un cont de e-mail din Apple Mail, configurați o regulă în ecranul Reguli din caseta de dialog Preferințe (mergeți la Mail> Preferințe, apoi faceți clic pe butonul "Reguli"), specificând condițiile care trebuie (contul pentru care doriți să trimiteți răspunsuri automate) și acțiunea care trebuie efectuată (răspunsul la mesajul cu textul mesajului specific). De asemenea, puteți adăuga alte condiții, cum ar fi verificarea faptului că expeditorul se află în contactele dvs. sau nu sau verificarea faptului că câmpul Către are o adresă de e-mail specifică.
Regula de răspuns în afara funcției pe care o creați poate fi activă sau inactivă în ecranul Reguli prin bifarea sau debifarea căsuței de lângă regula. Deoarece nu puteți seta un interval de date pentru o regulă, trebuie să activați manual regula când doriți să fie rulată și apoi să o dezactivați atunci când nu mai doriți să ruleze. Asigurați-vă că debifați căsuța pentru regula din caseta de dialog Preferințe atunci când vă întoarceți din vacanță sau din călătoria dvs. de afaceri.
Atâta timp cât regula este activă, orice e-mail primit care îndeplinește condițiile selectate este răspuns la mesajul personalizat pe care l-ați configurat. Fiecare expeditor va primi răspunsul automat de fiecare dată când vă trimite un e-mail.
NOTĂ: Trebuie să lăsați Apple Mail deschis pe Mac pentru a rula regula. Dacă închideți Apple Mail, răspunsurile automate nu vor fi trimise, dar vor fi odată ce deschideți din nou Apple Mail și primiți mesaje de e-mail în căsuța de e-mail pentru contul selectat în regulă. Ar fi mai bine să configurați un răspuns responder în setările de poștă electronică ale serviciului dvs. de poștă electronică, dacă este disponibil, astfel încât să nu trebuie să lăsați computerul activat.
