Regulile de server rulează pe server, mai degrabă decât în clientul Outlook, pentru a vă permite să aplicați reguli înainte ca mesajele să apară vreodată în sistemul dvs. Iată cum funcționează și ce puteți face cu ei.
Când configurați reguli normale în Outlook, acestea funcționează numai când aplicația Outlook este deschisă în sistemul dvs. Acestea sunt numite regulile clientului deoarece lucrează în aplicația client Outlook. Sunt minunate pentru lucruri cum ar fi filtrarea e-mailurilor în foldere diferite, deoarece regulile se declanșează atunci când deschideți Outlook sau când mesajele vă apasă în căsuța de e-mail.
Dar dacă vrei reguli care se declanșează atunci când Outlook este închis, cum ar fi transmiterea mesajelor către un coleg în timp ce sunteți în vacanță? Pentru asta, ai nevoie reguli de la server, care funcționează pe serverul care gestionează poșta dvs., indiferent dacă aveți Outlook deschis pe computerul dvs. Outlook vă permite să creați și acelea, deci hai să trecem prin acest proces.
Avertisment: Regulile din partea serverului funcționează dacă utilizați Microsoft Exchange pentru serverul de e-mail (fie O365 bazat pe cloud, fie un server Exchange local), dar nu dacă utilizați Outlook pentru a procesa poștă de la un furnizor precum Gmail sau Yahoo !. Încă puteți seta un răspuns în afara biroului și reguli pentru un cont non-Microsoft, dar va trebui să lăsați Outlook activat. Dacă ai nevoie de asta, avem instrucțiuni pentru tine.
Creați reguli normale (de client) în Managerul de reguli, mergând la Acasă> Reguli, dar nu le folosim. În schimb, accesați Fișier> Opțiuni și faceți clic pe butonul "Răspunsuri automate".
Pentru a începe elaborarea unei reguli de server, faceți clic pe butonul "Reguli".
Aceasta afișează panoul Reguli automate de răspuns și după cum puteți vedea, nu puteți face prea multe decât faceți clic pe butonul "Adăugați regula".
Fereastra Modificați regula care se deschide este locul în care puteți forma noua regulă de pe server.
Veți vedea că opțiunile pentru aceste reguli sunt mult mai simple decât în Managerul de reguli. Acest lucru se datorează faptului că sunteți limitat la acțiunile care pot fi efectuate de server. Dacă doriți ca Outlook să redea un anumit sunet atunci când soseste un e-mail de la șeful dvs., puteți face acest lucru numai cu o regulă de la client.
Să presupunem că una dintre echipe este plecată și doresc ca orice corespondență despre How-To-Geek să fie mutată într-un anumit dosar și trimisă unei anumite persoane. În primul rând, ar selecta opțiunea "Trimise direct la mine". Apoi, vor intra în "How-To-Geek" în linia de subiect. Apoi au selectat opțiunea "Copiere în" și au ales un dosar. În final, verifică opțiunea "Redirecționare", selectați destinatarul din agendă, apoi faceți clic pe "OK".
Regula este adăugată la lista de reguli de pe server și apoi va fi rulată indiferent dacă Outlook este deschis.
Puteți adăuga cât mai multe dintre aceste reguli doriți. Și, evident, puteți face mai mult cu ei decât cu exemplul simplu pe care l-am arătat aici. Le-ați putea folosi pentru a schimba importanța mesajelor din contactele specifice sau care conțin anumite cuvinte în subiect. Sau puteți avea o regulă de pe server de a șterge anumite tipuri de mesaje înainte de a ajunge vreodată în căsuța de e-mail.
