Câteva facilități din fluxul de lucru digital modern sunt disponibile pe scară largă, dar sunt atât de ignorate (sau chiar abuzate) ca și funcția BCC de e-mail. Dacă sunteți vinovat de abuzul sau neglijarea puterii sale (și există o șansă bună că sunteți), este timpul să vă pocăiți și, în acest proces, să reduceți spam-ul și să protejați intimitatea prietenilor și familiei.
Există trei sloturi de adresă pentru fiecare client de e-mail: TO, CC și BCC, care reprezintă "[livreaza]", "copie carbon" și "copie orb de carbon". Aceste denotări reprezintă o reținere din partea lumii care a precedat poșta electronică: scrisori fizice și memorii.
În memoriile de afaceri de la jumătatea secolului, de exemplu, ar exista un slot pentru destinatarul primar, un slot CC pentru persoanele care trebuiau să se afle în legătură cu comunicarea, dar care nu erau destinatari principali și un al treilea slot, BCC, pentru persoanele care aveau nevoie să se afle și în comunicare, dar, indiferent de motiv, identitatea lor ar fi reținută din memoriile transmise destinatarilor din sloturile de adrese TO și CC.
Odată cu apariția poștei electronice, aceleași convenții folosite în corespondența și în memoriile de hârtie au fost copiate, atât din familiaritate, cât și din cauză că au rămas utile, chiar dacă mesajul nu mai era copiat și livrat fizic.
Dacă aceste convenții există de zeci de ani înainte de apariția e-mailului și au continuat să existe în jumătate de secol sau jumătate, unde apare problema? Există două forme de utilizare necorespunzătoare a CCA: copierea pasivă-agresivă a carbonului orb (forma neplăcută a formei de probleme) și neglijarea utilizării copierii orb-carbon pentru a proteja intimitatea (probleme care apar din ignoranță). Să aruncăm o privire la cum și de ce să evităm fiecare.
Cea mai proastă utilizare a copiei orb de carbon este de a angaja în mod pasiv agresiv un coleg. Acest tip de abuz de la CCA provine din momentul în care angajații recurg la folosirea funcției BCC ca o modalitate de a le stinge indirect pe colegii lor, de a le supăra pe seful lor sau de a se angaja într-un alt loc în locurile de muncă disfuncționale la locul de muncă.
Imagine de la EC Comics.
Un angajat, de exemplu, ar putea să-și pună șeful în calitate de destinatar al BCC pe un e-mail pe care îl trimite unui alt angajat, astfel încât șeful lor să vadă că comunică cu celălalt angajat sau că celălalt angajat nu îndeplinește vreun fel de obligație sau termen limita. Acest tip de comunicare secretă-veveriță este în general înmulțită la locul de muncă și nu ne propunem să susținem nici un fel de comportament care să reproducă un mediu de lucru agresiv, mic și pasiv.
Singurul nostru sfat pe această temă este: Opriți-l.
Doar departamentul de resurse umane sau șeful tău explicit vine la tine și te instruiește la CCA comunicările tale, ar trebui să eviți practica.
Dacă persoanele din afara comunicației primare trebuie să fie ținute în buclă, chiar mai sus, cea mai bună practică este să le includă în calitate de destinatari ai CC și să notifice destinatarii TO cu privire la cine a fost inclus și din ce motiv.
Acest lucru nu numai că generează un dialog mai matur la locul de muncă, ci vă ajută să evitați un eveniment deosebit de jenant: dacă șeful dvs. sau alt destinatar al CCA folosește funcția de răspuns - toate acestea se dezghetează efectiv și dezvăluie că s-au familiarizat cu conținutul din e-mailul anterior. Încercați să explicați că unul al colaboratorului pe care îl conspirați împotriva răcitorului de apă.
Din fericire, numărul persoanelor care utilizează în mod malefic funcția BCC este mic, ceea ce ne conduce la cei care formează cea mai mare parte a abuzului: cel neștiut.
Dacă majoritatea oamenilor nu utilizează în mod rău funcția CCA ca parte a unei campanii de război psihologic împotriva colegilor lor, atunci unde ne lasă asta? Ne lasă cumilioane a persoanelor care neglijăm neapărat să folosească chiar funcția BCC în primul rând.
Imagine favoare a Bibliotecii Publice Denver, Colecția de istorie occidentală.
De ce este atât de importantă funcția BCC? Acesta vă permite să trimiteți un e-mail cuiva fără ca acea persoană să vadă pe toți ceilalți care primesc e-mailul, protejând efectiv informațiile lor personale. Iată un exemplu de trimitere prin e-mail, care a fost eliminat din propriile noastre arhive de e-mail:
Fiecare blur albastru din imaginea filtrată de confidențialitate de mai sus este o adresă de e-mail. Nu numai că au fost mai mult de 40 de adrese de e-mail în lista destinatarilor la care am fost inclusi, dar există două seturi de blocuri din partea stângă în e-mailul transmis (văzute mai sus), care includ 13 și, respectiv, 8 adrese de e-mail. Aceasta înseamnă că există peste 60 de adrese de e-mail în întregul corp al e-mailului.
Acum vă puteți întreba: "Și ce? Ce contează? "Este important din mai multe motive. În primul rând, există problema simplă a confidențialității și tratarea cu respect a confidențialității persoanelor din lista dvs. de contacte (fie ei prieteni, familie sau asociați de afaceri). Este de la sine înțeles că cei care declanșează înainte și e-mailurile în masă cu zeci de prieteni și asociați nu au timp să contacteze personal fiecare dintre acești zeci de destinatari și să întrebe dacă ar dori ca informațiile de contact să le fie împărtășite cu oricine altcineva lista destinatarilor. Este absolut lipsit de respect pentru a partaja informațiile de contact fără permisiunea persoanei în cauză.
Ea devine și mai lipsită de respect și supărare, cu cât sunt mai diversificate mulțimea de oameni pe care sunteți prin e-mail. Dacă trimiteți prin e-mail zece persoane într-o mică organizație civică care se cunoaște deja, problema ar putea fi neclară.Dacă sunteți un profesor și trimiteți prin email zeci (dacă nu chiar sute) de elevi un material suplimentar, vă împărtășesc dintr-o dată informațiile personale de contact ale multor persoane cu multe alte persoane cu care s-ar putea să nu le împărtășească .
Mai rău, dacă cineva lovește accidental mesajul "Răspundeți tuturor" la oricare dintre e-mailurile pe care le trimiteți cu sloturi TO și CC încărcate complet,fiecare persoană din lista primitivă originală primește răspunsul.În cel mai bun caz, este relativ inofensiv, dar cu siguranță pierde timpul tuturor celor care deschid e-mailul pentru a vedea ce este nou în discuție. În cel mai rău caz, așa cum sa întâmplat de mai multe ori în corporații din întreaga lume, e-mailul poate să-și ia o viață proprie, deoarece sute de angajați răspund, susțin și interacționează altfel cu e-mailul. Un astfel de răspuns - toate reacțiile în lanț pot sparge mii de e-mailuri și chiar pot genera războaie cu flacără (a existat un astfel de război la Tandem Computers la sfârșitul secolului al XX-lea, care a duratani).
În al doilea rând, și de o preocupare mai practică pentru aceia dintre voi care ar putea să aibă mai multă grijă de eticheta de e-mail bună și de a proteja confidențialitatea prietenilor dvs., aceste tipuri de e-mailuri în vrac pot crea neclar liste de adrese de e-mail pentru software rău intenționat și spammeri pentru recoltare. Dacă adresa dvs. de e-mail se termină pe un e-mail imens trimis trimis în jurul lumii proverbiale, puteți fi siguri că undeva de-a lungul liniei veți ajunge pe o listă de spam. Mai rău, dacă unul dintre utilizatorii care se termină cu adresa de e-mail trimisă în interiorul intrărilor lor se termină lovită de malware care replică prin intermediul listelor de contacte și adreselor de e-mail găsite în căsuța poștală, veți sfârși probabil cu un e-mail rău intenționat găsindu-și drumul spre tine.
Dacă vă aflați în ultima tabără, cei care ignoră funcția BCC, probabil vă întrebați ce puteți face pentru a evita confidențialitatea și securitatea faux pas pe care ni le-am prezentat mai sus. Nu vă faceți griji, odată ce știți cât de teribil este să ignorați funcția BCC, devine ușor de văzut ce trebuie să faceți pentru a vă spălați de comportamentele anterioare de e-mail săraci.
În primul rând, și mai presus de toate, începeți să vă întrebați: "Chiar trebuie să trimit acest e-mail tuturor celor de pe lista mea de contacte? Treizeci dintre ei? Oricare dintre ele? "Răspunsul la aceste întrebări pentru majoritatea e-mailurilor este: Nu. Nu aveți nevoie să trimiteți un e-mail personal sau să le transmiteți tuturor persoanelor din lista de contacte.
În al doilea rând, când tudo găsiți-vă cu un motiv legitim pentru a trimite un număr mare de persoane la un moment dat. De exemplu, treci la un nou furnizor de e-mail sau vrei să-ți trimiți noua adresă de corespondență unei sută de prieteni și rude ale tale, singurul lucru care trebuie făcut este să-ți pui adresa în slotul BCC. Acest lucru garantează că toate eșecurile de e-mail în masă TO / CC sunt eliminate: adresele de e-mail ale tuturor destinatarilor sunt păstrate private, nu există nici o șansă de un bot spam sau o bucată de malware pe computerul unui singur destinatar care recoltează emailul altui destinatar; dacă oricare dintre aceștia trebuie să vă răspundă să vă adresați o întrebare sau altceva, ei nu își vor dezvălui întrebarea sau comentariul celorlalți.
CCA mărește intimitatea, sporește securitatea și reducerea numărului de mesaje primite de la prieteni și asociați. Nu este absolut nici un motiv să nu folosiți acest lucru atunci când faceți acest lucru este la fel de simplu ca introducerea adreselor într-un alt slot de adrese.
