Căutați o modalitate de a urmări modificările efectuate într-o foaie de calcul Excel? Există multe cazuri în care trebuie să distribuiți un fișier mai multor persoane și să vedeți ce modificări au fost făcute. S-ar putea să doriți să urmăriți când a fost efectuată schimbarea, cine a făcut schimbarea, ce element a avut loc schimbarea și ce date au fost schimbate.
Excel are built-in caracteristici de urmărire care se pot ocupa de toate cazurile de mai sus. Puteți să examinați cu ușurință toate modificările direct pe foaia de lucru și să acceptați sau să respingeți fiecare modificare. Există câteva puncte de reținut despre caracteristicile de urmărire ale programului Excel:
1. Activarea urmăririi nu înseamnă că puteți reveni înapoi la foaia de calcul spre o stare anterioară prin anularea modificărilor. Este în esență un fișier de jurnal care înregistrează totul și asta este. Puteți să accesați manual și să vedeți ce date au fost șterse sau adăugate, dar va trebui să efectuați modificările pentru foaia de calcul.
2. Activarea urmăririi nu înseamnă că fiecare schimbare pe care o faceți va fi înregistrată. Orice date stocate într-o celulă sunt urmărite, dar alte modificări, cum ar fi formatarea, nu sunt. Alte modificări care nu sunt urmărite includ ascunderea / dezactivarea rândurilor și coloanelor, a comentariilor și a valorilor celulelor care se modifică la o recalculare a formularelor.
3. Istoricul modificărilor se păstrează numai în mod implicit timp de 30 de zile. Dacă efectuați modificări într-o foaie de lucru Excel și apoi deschideți registrul de lucru din nou 45 de zile mai târziu, veți putea vedea istoricul modificărilor pentru toate cele 45 de zile până când închideți registrul de lucru. Când o închideți, orice istorie a schimbărilor mai vechi de 30 de zile va fi dispărută. Aceasta înseamnă că data viitoare când îl deschideți, nu veți putea vedea schimbarea făcută cu 45 de zile mai devreme.
4. Ori de câte ori rândul dvs. de urmărire, registrul de lucru devine un registru de lucru comun. Aceasta înseamnă că mai mulți utilizatori vor face modificări în document.
Acum că știți câteva elemente de bază despre modul în care funcționează urmărirea în Excel, hai să vorbim despre cum să-l activați, să modificați setările și să urmăriți modificările!
Să mergem înainte și să pornim mai întâi urmărirea. Deschideți Excel și faceți clic pe Revizuire pe panglică. În extrema dreaptă, ar trebui să vedeți o opțiune numită Urmareste schimbarilesub Schimbări secțiune.
Faceți clic pe buton și alegețiEvidențiați modificările. Veți primi o casetă de dialog în care acum trebuie să verificați opțiunea "Urmăriți modificările în timpul editării. Acest lucru împarte, de asemenea, registrul de lucru ".
Aveți mai multe opțiuni aici, inclusivCand, Care, și Unde. Pentru Cand, Toate înseamnă că fiecare schimbare va fi evidențiată. De asemenea, aveți opțiunea de a evidenția modificările de la ultima salvare a documentului, de la o anumită dată sau de la modificări care nu au fost încă examinate.
Dacă verificațiCare, puteți alege să urmăriți modificările efectuate de oricine sau modificările făcute de toți, cu excepția dvs. Unde vă permite să urmăriți modificările numai pentru o anumită porțiune a foii de calcul. Doar faceți clic pe butonul din dreapta și selectați gama de celule pe care doriți să le urmăriți.
În cele din urmă, puteți să verificați Evidențiați modificările pe ecran dacă nu doriți ca alții să știe că urmăriți modificările. În mod implicit, după ce începeți urmărirea și această opțiune este selectată, orice celulă modificată va afișa o săgeată mică în partea stângă sus pentru a indica schimbarea acesteia.
De asemenea, dacă faceți clic pe o celulă modificată (cu Evidențiați modificările pe ecran pornit), veți primi o mică fereastră pop-up care arată ce a fost schimbat valoarea și care a fost schimbat și la ce moment. Dacă deselectați opțiunea Evidențiere modificări pe ecran, acel mic triunghi negru nu va apărea.
Deci, ceea ce puteți face, de exemplu, este să ascundeți modificările de pe ecran, dacă nu verificați caseta, trimiteți fișierul dvs. fiecăruia care trebuie să facă modificări, iar când îl veți întoarce, mergeți la Urmareste schimbarile și verificați din nou caseta.
Următorul pas este să aruncați o privire asupra setărilor pentru urmărire și să le ajustați pentru a se potrivi nevoilor dvs. Pentru aceasta, faceți clic pe Trimiteți o carte de lucru butonul care se află direct în stânga Urmareste schimbarile buton. Faceți clic pe Avansat atunci când Trimiteți o carte de lucru dialogul apare.
Aici puteți schimba numărul de zile pentru păstrarea istoricului modificărilor la altceva decât 30 de zile. În mod prestabilit, modificările sunt actualizate atunci când fișierul este salvat, dar îl puteți face astfel încât să se facă automat la fiecare câteva minute. În cele din urmă, puteți alege modul în care doriți să rezolvați conflictele: fie prin a fi întrebat sau pur și simplu lăsând ultima schimbare atunci când salvați fișierul câștigă.
După ce ați activat urmărirea și ați făcut câteva modificări, puteți să faceți din nou clic pe butonul Urmăriți modificările, faceți clic pe Modificați evidențiați și veți observa că Listați modificările pe o foaie nouă caseta nu mai este gri.
Verificați și faceți clic pe OK. O nouă foaie de lucru numită Istorie va fi adăugat, care vă va permite să vizualizați toate modificările care au fost făcute în acel registru de lucru.
La un moment dat, va trebui să aprobați sau să respingeți modificările. Puteți examina toate modificările, apoi alegeți și alegeți pe care doriți să le păstrați sau să le eliminați.
Pur și simplu faceți clic pe Urmareste schimbarile din nou și alegeți Acceptați / respingeți modificările. Selectați opțiunile pentru a alege modificările pe care doriți să le acceptați sau respingeți. Dacă doriți să examinați toate modificările, trebuie doar să plecați Cand verificați și asigurați-vă că este setat la Nu a fost revăzut.
Faceți clic pe OK, iar Excel va începe să vă arate fiecare schimbare făcută și vă oferă opțiunea Accept sau Respinge. Poti de asemenea Accepta toate sau Respingeți-i pe toți dacă doriți.
Dacă refuzați o schimbare, aceasta va reveni imediat la ceea ce a fost inițial în acea celulă.Merită remarcat faptul că dacă o altă celulă trimite referințe la conținutul celulei respinse, atunci acea valoare se va schimba și atunci când valoarea celulei de referință va reveni. Acest lucru poate determina formulele de rupere, etc, deci fiti atenti.
Asta e! Acum puteți urmări cu ușurință toate modificările aduse foii de calcul Excel utilizând această funcție încorporată. Dacă aveți întrebări, postați un comentariu. Bucurați-vă!
