Când știți că veți ieși din birou timp de câteva zile, puteți seta Asistentul în afara biroului pentru a răspunde automat, permițând oamenilor să știe că vă bucurați de vacanță în timp ce acestea sunt blocate la locul de muncă.
Pentru a crea un răspuns din birou în Outlook, vom crea un șablon de e-mail cu mesajul pe care dorim să-l folosim și apoi vom crea o regulă care va trimite un răspuns cu acest mesaj tuturor email-urilor pe care le primim într-un anumit interval de date.
NOTĂ: Outlook trebuie să fie deschis pentru ca regula să se execute și răspunsul dvs. din birou să fie trimis. Deci, asigurați-vă că vă lăsați computerul pornit și că Outlook se execută în timp ce ieșiți din birou.
Pentru a crea un șablon de mesaj în Outlook, asigurați-vă că fila "Acasă" este activă și faceți clic pe butonul "E-mail nou" în secțiunea Nou.
Introduceți mesajul pe care doriți să-l trimiteți ca răspuns automat în caseta de mesaje. Nu introduceți o adresă de e-mail sau un subiect. Apoi, faceți clic pe fila "Fișier".
Dați clic pe "Salvați ca" din lista de opțiuni din partea stângă a ecranului din culoarul din spate.
În caseta de dialog Salvare ca, selectați "Șablon Outlook (* .oft)" din meniul derulant "Salvare ca tip".
Sunteți duși la dosarul șabloane utilizator. Introduceți un nume pentru șablon în caseta "Nume fișier", păstrând extensia ".oft" și faceți clic pe "Salvați".
Dacă doriți să copiați șablonul de e-mail de răspuns din oficiu pe alt computer sau să îl copiați înapoi, calea completă către dosarul de șabloane al utilizatorului este C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Șabloane . A inlocui cu numele de utilizator Windows.
Închideți fereastra de mesaj făcând clic pe butonul "X" din colțul din dreapta sus.
Se afișează o casetă de dialog care vă întreabă dacă doriți să salvați o schiță a mesajului. Nu trebuie pentru că ați salvat-o ca un șablon, dar puteți dacă doriți. Dați clic pe "Da" dacă doriți să salvați schița sau "Nu" dacă nu.
În secțiunea Mutați, faceți clic pe butonul "Reguli" și selectați "Gestionați regulile și alertele" din meniul derulant.
De asemenea, puteți face clic pe fila "Fișier" pentru a accesa ecranul din culise. Asigurați-vă că ecranul "Info" este activ (faceți clic pe "Info" din stânga, dacă este necesar) și apoi faceți clic pe butonul "Gestionați regulile și alertele".
În caseta de dialog Reguli și alerte, asigurați-vă că adresa de e-mail la care doriți să aplicați această regulă este selectată în meniul derulant "Aplicați modificările în acest folder". Dacă doriți ca această regulă să se aplice tuturor conturilor din Outlook, vă vom arăta cum să faceți acest lucru mai târziu în acest articol. Faceți clic pe fila "Reguli de e-mail" dacă nu este încă activă, apoi faceți clic pe butonul "Regula nouă".
În primul ecran al casetei de dialog Regulator, faceți clic pe "Aplicați regulă pe mesajele pe care le primesc" în secțiunea "Porniți de la o regulă necompletată". Opțiunea este adăugată la caseta "Pasul 2: Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată)". Nu este nimic de editat pentru această parte a regulii, așa că faceți clic pe butonul "Următorul" pentru a continua.
Al doilea ecran din caseta de dialog Expert reguli vă permite să selectați condițiile pentru a verifica când primiți e-mailuri. Pentru a vă trimite răspunsul în afara funcției într-un anumit interval de date, bifați caseta "primită într-o anumită perioadă de timp" în caseta "Pasul 1: Selectați condițiile". Condiția este adăugată la caseta "Pasul 2: Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată)", ca și înainte, dar de această dată există o parte a descrierii de editat. Pentru a adăuga un interval de date, dați clic pe linkul "Într-un anumit interval de date" din caseta Pasul 2.
În caseta de dialog Data Received, bifați caseta "După", faceți clic pe meniul derulant și faceți clic pe data după care doriți să primiți răspunsul automat în afara biroului. De exemplu, dacă doriți ca răspunsul dvs. din oficiu să înceapă să fie trimis la 8 februarie, selectați data de 7 februarie pentru data ulterioară.
Apoi, bifați caseta "Înainte", selectați o dată din meniul derulant de date din dreapta casetei de selectare Înainte. Data pe care o selectați ar trebui să fie ziua după ce doriți ca răspunsul din oficiu să nu mai fie trimis. De exemplu, dacă doriți ca data de 15 februarie să fie ultima zi în care este trimis răspunsul dvs. din birou, selectați data de 16 februarie ca dată anterioară.
Datele pe care le-ați selectat sunt adăugate la condiția din caseta Pasul 2. Faceți clic pe butonul "Next" din caseta de dialog Expert Rules pentru a continua.
În cel de-al treilea ecran din caseta de dialog Expert reguli, alegeți ce doriți să faceți cu e-mailurile primite în intervalul de date. Dorim să răspundem tuturor e-mailurilor utilizând șablonul pe care l-am creat în prima secțiune, așa că verificăm caseta "răspundeți utilizând un șablon specific" din caseta "Pasul 1: selectați acțiunile". Pentru a selecta șablonul pe care l-am creat, faceți clic pe linkul "un șablon specific" din caseta "Pasul 2: Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată)".
În caseta de dialog Selectați un șablon de răspuns, selectați "Șabloane utilizator în sistem de fișiere" din meniul derulant "Priviți în".
Selectați șablonul pe care l-ați creat (în cazul nostru, șablonul "Răspuns din afara biroului") și faceți clic pe butonul "Deschidere".
Calea completă spre șablonul selectat este adăugată la acțiunea selectată. Faceți clic pe butonul "Următorul" pentru a continua.
În cel de-al patrulea ecran Wizard Rules, puteți selecta excepțiile pe care doriți să le aplicați regulii, cum ar fi dacă doriți să excludeți anumite persoane sau grupuri ("cu excepția persoanelor sau grupurilor publice"). Nu vom adăuga excepții de la regulile noastre, așa că dați clic pe butonul "Următorul" pentru a continua.
Introduceți un nume pentru această regulă în caseta "Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă". Caseta "Activați această regulă" este verificată în mod prestabilit, astfel încât regula va fi activată automat. Nu vă faceți griji, totuși. Acesta nu va fi rulat decât după data de după data specificată.
Nu vrem să executați regula privind mesajele deja în căsuța de e-mail, lăsând neînchis căsuța "Porniți această regulă acum pe mesaje deja în căsuța de e-mail". Dacă doriți să executați această regulă pe toate conturile dvs. de e-mail din Outlook, bifați caseta "Creați această regulă pe toate conturile". Faceți clic pe butonul "Finalizare".
Regula este adăugată la listă. Faceți clic pe "OK" pentru a închide caseta de dialog Reguli și alerte.
Acum, când cineva vă trimite un e-mail în timpul datei specificate, acesta va primi automat mesajul în șablonul de e-mail pe care l-ați creat.
Chiar dacă expeditorul primește un răspuns automat spunând că nu mai aveți birou, primiți în continuare adresa de e-mail cu o pictogramă care indică faptul că a fost trimis un răspuns automat. Cu toate acestea, vă puteți simți justificat în ignorarea acesteia până când vă veți întoarce.
Odată ce intervalul de date din regula a trecut, regula nu se va aplica e-mailurilor primite. Totuși, puteți opri regula. Pentru a face acest lucru, deschideți din nou caseta de dialog Reguli și alerte, așa cum este descris mai devreme, și debifați caseta din stânga regulii din listă. Faceți clic pe "OK" pentru a închide caseta de dialog.
Când utilizați această regulă pentru a trimite un răspuns automatizat în afara funcției, răspunsul este trimis o dată fiecărui expeditor în timpul unei singure sesiuni Outlook. O sesiune este când deschideți Outlook până când părăsiți aplicația. Acest lucru împiedică trimiterea răspunsurilor duplicat aceluiași expeditor care vă trimite mai multe mesaje. Persoanele din Outlook care au primit un răspuns automat în timpul fiecărei sesiuni, însă această listă este resetată când închideți Outlook. Deci, lăsați Outlook deschis (nu ieșiți și redeschideți), astfel încât regula se va executa, iar răspunsul automat din afara biroului este trimis tuturor celor care vă trimit prin e-mail și astfel expeditorii nu primesc mai multe răspunsuri din birou.
